11.02.2010

REFERAT FRA STYREMØTE 10.02.2010

Til stede: Ståle Baksetersveen, Eva Hansen, Hans-Erik Røneid-Hansen, Bjørn Arne Nordhagen, Bjørn Johansen, Jan Øivind Lønn og Jan Åge Paulsen.

Forfall: Mona Sundet.

I Sundets fravær påtok Paulsen seg sekretærjobben.

6/10: Årsmøtet 2010

Avviklingen av møtet ble diskutert. Eva Hansen og Arne Olsen møter kl. 18.00 for klargjøring av lokalene og forberedelse av servering. Deretter diskuterte styret de forskjellige punktene som skal tas opp i møtet.

VEDTAK:

a) Lederen foreslås som dirigent og Helge Skjørberg foreslås som sekretær for møtet.

b) Sekretærens forslag til årsmelding ble enstemmig godkjent.

c) Kassererens regnskap ble enstemmig godkjent.

d) Innkomne forslag:

Forslag fra Johnny Skjørberg:

Forsl 1. HPK stiller i vinterserien med det beste laget som første lag. De 8 beste fra sommercupen og norgesranking. Klubben kan gjerne velge to personer som tar ut lagene.

Styrets innstilling:

De 8 beste i Norgesrankingen utgjør HPKs første lag i kommende vinterserie. Styret tar ut laget.

Forsl 2. To tirsdager før NM får vi spille med de makkere vi skal spille med i NM.

Trippel en tirsdag og dobbel den andre. Disse behøver ikke gjelde i sommercupen.

Styrets innstilling:

Styret anbefaler ikke forslaget. I stedet arrangeres det to treningsturneringer på to torsdager før NM for våre NM-lag.

Forsl 3. Klubbmesterskapene blir spilt på ukedager. Dette også før NM hvis det lar seg gjøre. Med så dårlig fremmøte må vel det være mulig.

Styrets innstilling:

Styret slutter seg til forslaget.

Forsl 4. Medlemskontingenten økes til 150 kr.

Styrets innstilling:

Styret slutter seg til forslaget. Årskontingenten for medlemmer under 18 år settes til kr. 75,-.

Forsl 5. Nye klubbdrakter. De vi har i dag har en elendig kvalitet.

Styrets innstilling:

Styret slutter seg til forslaget. Det nye styret arbeider videre med saken.

FORSLAG FRA STYRET:

Under forutsetning av at Kontingenten økes til kr. 150 pr. år tegnes det treningsforsikring for samtlige medlemmer.

e) Kassererens forslag til budsjett ble enstemmig vedtatt.

f) Følgende forslag til organisasjonsplan ble enstemmig vedtatt:

Styret oppnevner medlemmer i tre underkomiteer, nemlig:

Hallstyre: Det velges 3 medlemmer, som har ansvaret for drift og vedlikehold av hallen.

Kiosk- og festkomité: Det velges 5 medlemmer som har ansvaret for forberedelser og gjennomføring av kioskdrift under alle klubbens turneringer, julebord og andre medlemsarrangementer.

Turneringskomite: Det velges 3 personer som har ansvaret for forberedelser og gjennomføring av alle klubbens turneringer. Alle tre komiteene avgir årsrapport til styret.

g) Styret antar at valgene må utsettes til et ekstraordinært årsmøte da valgkomiteen ikke har noen kandidat til vervet som kasserer.

Jan Åge Paulsen, referent

REFERAT FRA STYREMØTE 07.01.2010

Til stede: Ståle Baksetersveen, Eva Hansen, Hans-Erik Røneid-Hansen, Bjørn Arne Nordhagen, Bjørn Johansen og Jan Åge Paulsen.

Forfall: Mona Sundet.

I Sundets fravær påtok Paulsen seg sekretærjobben.

1/10: Innbydelse til ledermøte fra NFIF, seksjon petanque
Styret gjennomgikk sakene som skal diskuteres i møtet. Våre representanter legger fram styrets meninger.

VEDTAK:
Jan Åge Paulsen og Helge Skjørberg representerer klubben i møtet. Ståle Baksetersveen er reserve. Styret i HPK vil foreslå at det arrangeres en øvelse for veteraner + 65 i Norgesmesterskapet. Videre vil styret påpeke at NFIF, seksjon petanque bør engasjere seg mer med praktiske tiltak når det gjelder ungdomsrekruttering.

2/10: Årsmøtet 2010

VEDTAK:
Årsmøtet berammes til onsdag 17. februar kl. 19.00 på Botne eldresenter. Innkalling til medlemmene vil denne gangen skje ved annonse i Jarlsberg Avis, som utformes av Jan Åge. I tillegg blir møtet bekjentgjort ved oppslag i Peter Pan-hallen og e-post til medlemmene. Det vil bli servering av kaffe og kake, som besørges av Eva. I neste styremøte gjennomgås bl.a. regnskap, budsjett, årsmelding og eventuelle innkomne forslag.

3/10: Dommerkurs
NFIF, seksjon petanques planer om å arrangere dommerkurs ble gjennomgått. Seks medlemmer i HPK har meldt sin interesse i deltakelse.

VEDTAK:
HPK dekker eventuell kursavgift og reiseutgifter for våre deltakere.

4/10: Spillerlisenser 2010

VEDTAK:
Helge Skjørberg utnevnes som ansvarlig for innsending av opplysninger for medlemmer som ønsker lisens. De som ønsker lisens, innbetaler kr. 300,- til Helge Skjørberg. Frist for innbetaling settes til 17. februar. Det sendes inn samlet liste fra klubben over de som skal ha lisens. Medlemmer som ikke overholder ovennevnte frist, må selv sørge for å skaffe seg lisens.

5/10: Økonomi
Kassereren redegjorde for klubbens økonomi pr. dato. Lederen informerte om at www.etikk.net ved Lars Gunnar Lingås sponser klubben med kr. 2.500,- også i 2010.

VEDTAK:
Den økonomiske rapporten og meldingen om sponsorinntektene fra Lingås tas til orientering.

Neste styremøte ble berammet til onsdag 10. februar.

Jan Åge Paulsen, referent

REFERAT FRA STYREMØTE MANDAG 9. NOVEMBER 2009

KL. 18.30 I PLATÅVEIEN 21.

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Jan Øivind Lønn, Eva Hansen og Mona Sundet.

Saksliste:

44/09 Økonomi

Siden kassereren ikke var tilstede på møtet ble det bare et kort referat om den økonomiske situasjonen. 3 hadde ikke betalt medlemskontingent, disse blir bare strøket av listen da de ikke har betalt to siste år. 20 har betalt sesongkort i hallen for sesongen. Klubben kjøper inn 250 kulepenner med logo.

VEDTAK:

Tatt til etterretning.

45/09 Julebord 4. desember.

Det avholdes julebord på grendehuset i Hagemann den 4. desember, Mona lager invitasjon som sendes ut på mail og pr. post.

Eva Hansen tar påmelding og bestilling av mat, får med seg noen til å hjelpe seg på julebordet.

VEDTAK:

Tatt til etterretning.

46/09 Nordisk mesterskap for veteraner 2010.

Hpk har påtatt seg å arrangere nordisk mesterskap for veteraner 2010.

Vi har fått leie bane og klubbhus på gullhaug idrettspark, På nyåret må vi sette ned flere grupper som vil få ansvar for gjennomføringen av dette mesterskapet.

Dette blir grupper som baneansvar, kiosk, sekreteriat og andre viktige funksjoner som må være på plass. Styret vil komme tilbake til dette på nyåret, håper at medlemmene har lyst til å være med på denne dugnaden.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

Møtet avsluttet kl. 20.30

Mona Sundet

sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE MANDAG 28. SEPTEMBER 2009

KL. 18.30 I SOLBERGSKOLEN 5.

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Hans Erik Røneid Hansen,

Bjørn Arne Nordhagen, Bjørn Johansen, Eva Hansen og Mona

Sundet.

DESSUTEN MØTTE: Geir Høistad.

Saksliste:

36/09. Rekruttering av ungdom.

Geir redegjorde for arbeidet som var lagt ned så langt. Første turneringskvelden som ble arrangert møtte hele 25 ungdommer. To treningskvelder var tilbakelagt den ene ute hvor det møtte 9, den andre i hallen hvor det møtte opp 7.

Klubben håper at det vil etablere seg på en 10 til 12 spillere som vi kan jobbe videre med i en eventuell junioravdeling.

Vi prøver å få til en klubbkveld/turnering i slutten av oktober i hallen, med eventuelt pølser og brus og spill.

Geir trenger noen til å hjelpe seg på treningskveldene, han forespør på tirsdagskveldene til å begynne med. Klubben må eventuelt sette opp en liste med frivillige som kan stille opp.

VEDTAK;

Tatt til etterretning.

37/09. Økonom

Hans Erik redegjorde for økonomien, status pr d.d..

VEDTAK:

Tatt til etterretning.

38/09 Evaluering av utesesongen 2009.

Det var lite lag som stilte i klubbmesterskapet, dette må sees på, bør det flyttes til tidligere på året?

Tirsdagsturneringene har gått greit, skal vi eventuelt forandre noe på rankingen.

Klubben ønsker å få med flere medlemmer til turneringer andre steder.

Vi tar opp disse tingene på neste medlemsmøte for å høre om det er noen

synspunkter på sesongen som har vært.

VEDTAK:

Tatt til etterretning.

39/09 Innendørs spill i Peter Pan-hallen

Oppstart: den 20.10.09

Priser: Uforandret fra i fjor, dvs kr. 500,- for sesongkort, kr. 30,- for spill pr kveld uten sesongkort og medlem, ikke medlemmer kr. 50,- pr kveld..

Spilleform: Trekker makker hver omgang, spiller på tid.

Turneringsutvalget ser på en eventuell rankinggjennomføring.

Premiering: 2 flaxlodd til vinneren.

Sammenlagt gjennom sesongen 1. plass kr. 300,-

2. plass kr. 200,- og 3. plass kr. 100,-.

Turneringer: Turneringsutvalget setter opp eventuelle klubbturneringer

og nasjonale turneringer.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

40/09 Vinterserien.

Det meldes på to lag til vinterserien, Hans Erik betaler inn dette.

Jan Åge og Ståle setter opp lagene som skal spille, styret ble enige om at vi blander lag og ikke topper et lag i sesongen.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

41/09 Medlemsmøte/medlemsbrev.

Klubben avholder et medlemsmøte før spill den 20. oktober i hallen, Jan Åge forfatter et medlemsbrev som Mona sender ut i post eller pr, mail.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

42/09 Klubbens nettside

Helge Skjørberg vil også ha tilgang til å legge inn på HPKs nettside sammen med Roger Johansen, slik at vi sikrer dette bedre.

VEDTAK.

Enstemmig vedtatt.

43/09 Eventuelt

Hallstyre vil innkalle til dugnad for klargjøring av hallen før innesesongen.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

Møtet avsluttet kl. 20.15.

Mona Sundet

sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE ONSDAG 12.august 2009

KL. 19.00 I PETER PAN HALLEN.

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Hans Erik Røneid Hansen, Eva Hansen, Bjørn Johansen, Harald Tronrud, Geir Høistad,
Jan Øivind Lønn og Mona Sundet

Forfall: Bjørn Arne Nordhagen.

Saksliste:

30/08 Rekruttering av ungdom.

Klubben har fått et tilskudd på kr. 25.000,- av forbundet som skal brukes i forbindelse med å få til en junioravdeling, takk til Jan Åge Paulsen og Geir Høistad for en flott søknad.

Jan Åge Paulsen har hatt møte med rektor Kurt Klevan på Gjøklep Ungdomsskole. Hvor vi da har fått anledning til å komme inn i alle gymtimer til elevene over en 14 dagers periode, for å demonstrere petanque.

Geir har påtatt seg denne jobben, men må ha med seg noen til å hjelpe til.

Politiattest må skaffes for de som stiller opp.

Dette vil foregå fra den 24.08.09 og to uker fremover.

Klubben må da ta en oppfølging i etterkant, det satses på en turnering for de som er interessert den 10. september 2009 på Nedre Gausen Skole.

Turneringen starter kl. 18.00 og vi spanderer en pizza etterpå.

Styret tenker seg videre et spill for en eventuell junioravdeling på tirsdagene på egne baner og med veiledning fra noen medlemmer.

Ståle søker Nedre Gausen Skole om å låne banen den 10. september for spill.

VEDTAK:

Enstemmig vedatt.

31/09 Gausengrisen 2009.

Helge Skjørberg har laget innbydelse som er lagt ut på nett, Mona har kopiert opp innbydelser som spillerne tar inn til NM helga og deler ut.

Jan Åge har fått spekeskinker til 1. premie og kjøper diverse spekemat til 2. 3. og 4. premie. I tillegg deles ut medlaljer.

Vinnere i B-sluttspillet får diverse premier som Jan Åge har skaffet tilveie.

Harald får med seg et par spillere og rigger banene.

Hans-Erik ordner med telt til turneringen.

Eva tar seg av innkjøp og skaffer medlemmer til kiosk.

VEDTAK:

Tatt til etterretning.

32/09 Nordisk Mesterskap 2010

Ståle og Mona refererte fra Nordisk Mesterskap 2009 i Gøteborg.

Dette må flyttes til helga etter det som var planlagt, dette på grunn av Svensk mesterskap som avholdes den helga vi hadde fått beskjed om.

Jan Åge tar kontakt med Gullhaug idrettslag og får flyttet leie av baner og klubbhus.

Det er heller ikke avklart om det blir over 2 dager. Når dette er på plass må klubben ta kontakt med hotellet for reservasjon av sengeplasser og eventuelt tilbud på middag på lørdag.

Inntil dette er avklart avventer vi den videre planlegging.

VEDTAK;

Enstemmig vedtatt.

33/09 Økonomi.

Hans Erik redegjorde for den økonomiske statusen, inntekter og utgifter, økonomien til klubben er god.

VEDTAK.

Tatt til etterretning.

34/09 Medlemskveld i Hagemann

Dette utsettes til våren da det er mye spill i turneringer fremover, og styret ser seg ikke i stand til å arrangere noe medlemskveld i høst.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

35/09 Medlemsbrev.

Det sendes ut et medlemsbrev nærmere innesesongen med informasjon og innkalling til medlemsmøte-

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

Møtet avsluttet kl. 20.30

Mona Sundet

sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE HOS JAN ÅGE 29. JUNI 2009

Til stede: Ståle Baksetersveen, Eva Hansen, Bjørn Johansen, Bjørn Arne Nordhagen, Hans-Erik Røneid-Hansen og Jan Åge Paulsen.

Forfall: Mona Sundet og Jan Øivind Lønn.

22/09: Økonomi

Kassereren informerte om status pr. dato og innbetalt medlemskontingent. Vi har nå 76 betalende medlemmer. Festivalturneringen gikk med et overskudd på 580 kr.

Vedtak:

Helge Skjørberg fører regnskap for medlemsturneringene i kassererens feriefravær. Jan Åge sørger for at regning fra Rema 1000 blir betalt.

23/09: Nordisk mesterskap for veteraner i 2010

Gullhaug IL har bekreftet at vi får leie grusbanen og klubbhus til en pris av kr. 5000. Det ble drøftet en del detaljer som vi vil komme tilbake til senere. Blant annet var det tvil om hvordan matserveringen til deltakerne skal foregå. Mulighetene av å arrangere en ”oppryddingsturnering” dagen etter mesterskapet ble luftet. Styret forutsetter at samtlige medlemmer stiller til

dugnad.

Vedtak:

HPK påtar seg arrangementet under forutsetning av at NFIF, seksjon petanque garanterer for en nettoinntekt for klubben på minimum kr. 5000.

24/09: Arbeide med rekruttering

Søknad om tilskudd på kr. 25.000 er sendt NFIF, seksjon petanque. Jan Åge kontakter ungdomsskolens rektor for å drøfte samarbeide med skolen.

Vedtak:

Geir Høistad oppnevnes som klubbens ungdomskontakt.

25/09: Evaluering av Festivalturneringen

Styret sa seg fornøyd med avviklingen. Det bør imidlertid satses på opplæring av medlemmer som kan sitte i sekretariatet slik at de som spiller slipper å påta seg denne jobben. Arrangementsutvalget må ved kommende turneringer ha et planleggingsmøte i god tid før turneringene.

26/09: Klubbmesterskapet 2009

Forslag fra turneringsutvalget ble vedtatt med noen små forandringer.

Vedtak:

Mesterskapet for åpen klasse spilles 30/8 (singel) og 5/9 (dobbel). Veteranenes mesterskap spilles 26/8 (singel) og 2/9 (dobbel).

27/09: Tirsdagsturneringene

Vedtak:

Startkontingenten for ikke-medlemmer forandres til kr. 20.

Premieringen i rankingkonkurransen blir kr. 500 til vinneren, kr. 300 til nr. 2 og kr. 200 til nr. 3. Vinneren får en petanquefigur i tillegg.

28/09: Norgesmesterskapet 2009

Vedtak:

Ståle informerer om NM under medlemsturneringen tirsdag.

Klubben betaler startkontingenten for våre deltakere.

29/09: Kontrakt for leie av Peter Pan-hallen

Det er inngått ny kontrakt gjeldende for 2 år med leiesum på kr. 32.500 per år.

Jan Åge, referent

REFERAT FRA STYREMØTE MANDAG 18. MAI 2009 I HAVNEGATEN 31, HOLMESTRAND.

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Hans Erik Røneid Hansen,

Bjørn Arne Nordhagen, Bjørn Johansen, Eva Hansen og Mona

Sundet.

17/09 Økonomi

Kassereren redegjorde for status i klubbens økonomi pr. dags dato.

13 hadde ikke betalt medlemskontingent, Hans Erik sender ut purring på disse.

Salg av t-skjorter og jakker for ca. kr. 3.500,-.

VEDTAK:

Tatt til etterretning.

18/09 Leiekontrakt Peter Pan-hallen

Jan Åge har vært i forhandlinger med eieren av hallen og har blitt enige om en leie på to år fra 01.mai 2009, hvor klubben betaler kr. 32.500,- pr. år

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

19/09 Festivalturneringen 2009

Turneringen spilles trippel, gruppespill og B-sluttspill den 13.06.09 Premier er kr. 1500,- 1.plass, kr. 750,- 2.plass og kr. 450,- for 3.plass.

Turneringsutvalget tar seg av opprigging, telt og andre praktiske oppgaver.

Ståle sørger for kontakt med forbundet med hensyn til annonsering av turneringen.

Kioskutvalget tar seg av innkjøp og drift av kiosk- Pølser, brus, vafler og toast.

Hente kjøleskap hos Eva som vi kan bytte ut med det gamle på Nedre Gausen.

VEDTAK:
Enstemmig vedtatt.

20/09 Forespørsel om arrangering av Nordisk mesterskap for veteraner

31. Juli 2010

Forespørselen fra Norges Fleridrettforbund om å stå som arrangør av Nordisk Mesterskap for veteraner neste år, stiller styret seg positive til. Styret må i den forbindelse søke om tillatelse til bruk av fasiliteter på Nedre Gausen og eventuelt ha en reserveplan med grusbanen på Gullhaug. Jan Åge tar kontakt med disse muntlig nå og Mona og Jan Åge lager en søknad formelt til Nedre Gausen og Gullhaug Idrettslag.

Mona og Ståle reiser til Gøteborg første helg i august for å ta del i arrangementet Nordisk Mesterskap som skal holdes i år, slik at vi kan få ta del i hvordan arrangementet gjennomføres, forbundet betaler dette.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

21/09 Grasrotmidler: Forslag fra Geir Høistad.

Styret er positiv til forslaget, men ønsker en samtale med Geir så raskt som mulig. Styret vil i den forbindelse komme ut med mer informasjon om dette etter møte med Geir Høistad,.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

Møtet avsluttet kl. 20.05
Mona Sundet
sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE ONSDAG 01. APRIL 2009

KL. 19.00 I PLATÅVEIEN 21.

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Hans Erik Røneid Hansen,

Bjørn Arne Nordhagen, Bjørn Johansen, Eva Hansen og Mona

Sundet.

Saksliste:

10/09 Økonomi

Kasserer redegjorde for status pr. 01.04.09

Medlemskontingent sendes ut med medlemsbrev en av de første dagene.

Hans Erik lager giroer, Jan Åge forfatter medlemsbrev som Mona sender ut så

raskt som mulig,

Jan Åge bestiller nye t-skjorter, styret bestemte at grunnfargen blir sort og logo

blir i gult Lars Gunnar Lingås er sponsor med kr. 2.500,-. Styret bestemte å

bestille opp 50 stk.

Styret går til innkjøp av jubileumsbok som er utgitt, han bestiller opp 10 stk.

Jan Åge tar kontakt med Alf Johan Svele vedrørende videre leie av Peter Pan

hallen

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

11/09 Oppnevning av utvalg.

Hallstyre: Leder Bjørn Arne Nordhagen

Ståle Baksetersveen

Harald Tronrud.

Turneringsutvalg: Leder Ståle Baksetersveen

Bjørn Arne Nordhagen

Helge Skjørberg

Arrangementsutvalg: Leder Eva Hansen

Mona Sundet

Sissel Skjørberg

Redaksjonsutvalg: Leder Roger Johansen

Jan Åge Paulsen

Jan Øivind Lønn

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

12/09 Tirsdagsturneringer i sommer.

Jan Åge hadde satt opp en oversikt på dager, tider og spilleform. Dette

Sendes ut med medlemsbrevet.

VEDTAK;

Enstemmig vedtatt.

13/09 Deltagelse i jubileumsturnering 28. juni 2009.

Dette er en trippel turnering uten lisens, styret ønsker å få med flest mulig,

det er en fin anledning for alle til å kunne spille.

VEDTAK.

Enstemmig vedtatt.

14/09 Avlastning for kasserer.

Avhjelpe på tirsdager, ta oppgjør og levere i banken, slik at kasserer ikke er avhenging av å måtte komme hver gang, dette var noe av avtalen for at

Hans Erik skulle ta et år til.

Styret tar seg av dette.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

15/09 Medlemsbrev

Jan Åge forfatter et brev ut til medlemmene og Mona sender dette ut så

fort som mulig,.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt

16/09 Grasrotandelen.

Det er pr. i dag registrert 16 stk og vi har til nå fått en inntekt på kr. 1.750,-.

Alle må prøve å få med flest mulig da dette er en fin inntektskilde til klubben.

VEDTAK:

Tatt til etterretning

Møtet avsluttet kl. 20.30

Mona Sundet

sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE ONSDAG DEN 18. FEBRUAR 2009. KL.18.00 PÅ HOLMESTRAND FJORDHOTELL

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Hans Erik Røneid Hansen,

Francois Soto, Gro Soto, Bjørn Arne Nordhagen og Mona Sundet.

Saksliste:

06/09 Årsmøtet

a. Styrets forslag til dirigent: Jan Åge Paulsen og sekretær: Mona Sundet det må oppnevnes to til underskrift av protokollen fra de femmøte på årsmøtet.

b. Årsmelding: Mona redigerer og kopierer denne.

c. Regnskap: Hans Erik redegjorde for denne samt at regnskapet var revidert og funnet i orden.

d. Innkomne forslag: Ingen forslag var kommet til styret.

e. Medlemskontingent: Styrets forslag at den skal holdes på dagen niva kr. 100,- pr. medlem.

f. Budsjett: Hans Erik la frem et forslag til budsjett fro 2009 – dette ble vedtatt mot noen endringer – Mona kopierer opp forslaget til årsmøtet.

g. Organisasjonsplan: Vi velger arrangementskomite, hallstyre, turneringsutvalg samt at styret ønsker en redaksjonskomitee.

h. Styrets forslag til valgkomitee for neste sesong: Birger O. Hansen, Roger Johansen og Sissel Skjørberg.

i. Bevertning: Mona Orner med kaffe og kake.

VEDTAK:

Tatt til etterretning

07/09 Årsmøte/ting i seksjon petanque/FIF 28. mars 2009

Forslag på representanter fra HPK er Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen og Mona Sundet

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt,

08/09 Innkjøp av PC.

Det er ønske om innkjøp av en PC til bruk i hallen og utendørs for resultater og til turneringer.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

09/09 Grasrotmidler.

Jan Åge og Ståle redegjorde for hva som var gjort og fremdrift i forhold til hvordan vi skal kunne utnytte grasrotandelen fra Norsk Tipping nå når vi er registrert.

VEDTAK:

Tatt til etterretning.

Møtet avsluttet kl. 20.10.

Mona Sundet

Sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE MANDAG 5. JANUAR 2009

KL. 19.00 I PLATÅVEIEN 21 I HOLMESTRAND.

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Francois Soto, Gro Soto, Hans Erik Røneid Hansen, Bjørn Johansen og Mona Sundet.

Saksliste:

01/09 Spillelisenser.

Det er innløst 24 spillelisenser fra medlemmene i HPK. Klubben har betalt lisensene

til forbundet. Hans Erik Røneid Hansen har lisenskortene som deles ut til medlemmene

når de betaler inn lisensen til kassereren.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

02/09 Årsmøtet.

Årsmøtet avholdes den 25. februar 2009 på Holmestrand Rådhus kantina.

Mona sender ut innkalling på mail og brev om årsmøtet.

Frist for innkomne forslag er satt til 10.02.09.

Mona lager årsberetning og får noen korte referat fra avdelingene i klubben

som tas med i beretningen.

Hans Erik Røneid Hansen legger frem budsjett og regnskap.

Styret avholdet et styremøte i god tid før årsmøtet for å gjennomgå eventuelle

forslag

VEDTAK

Enstemmig vedtatt

03/09 Premiering tirsdagsturneringene.

Styret foreslår pengepremier til tirsdagsturneringene som gjennomføres i hallen

nå i januar-februar og mars-april.

1. premie kr. 300,-

2. premie ” 200,-

3. premie ” 100,-

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

04/09 Turneringer for medlemmene januar-april.

Det avholdes 4 medlemsturneringer i hallen i denne perioden:

25/1-09 - 22/2-09 - 22/3-09 og 19/4-09.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

05/09 Registrering i frivillighetsregisteret.

Ståle tar seg av denne registreringen.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

Møtet avsluttet kl: 20.15

Mona Sundet

sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE MANDAG 27. OKTOBER 2008

KL. 19.00 I KRISTOFFER RYGHS VEI 30 HALLEN.

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Francois Soto, Gro Soto,

Bjørn Johansen og Mona Sundet.

Saksliste:

55/08 Referater

a. Referat fra styremøte den 24.09.08

56/08 Økonomi

Styret gjennomgikk økonomien pr. dags dato. Hans Erik hadde skrevet ut til styret status, da han ikke kunne møte

VEDTAK:

Tatt til etterretning

57/08 Julebord 21.11.08

Julebordet skal arrangeres på Dunkebekk den 21.11.08, Det vil bli ordinær julemat. Pris kr. 150,- pr.person. Gro lager innbydelse. Sendes ut til medlemmer på mail og pr. post, Mona tar seg av utsendelsene. Bjørn og Ståle bestiller på Kontoret levering av mat. Utlodning. Gro lager dessert. Frist for påmelding er 10.11.08

VEDTAK:

Tatt til etterretning

58/08 Turneringer i innesesongen 2008/2009.

HPK- kommer med datoer for turneringer til Forbundet.

En turnering pr.måned: 09.11.08-16.12.08-11.01.09-08.02.09 og 08.03.08.

Jan Åge forfatter et skriv til web-siden vår samt til forbundet.

Frist for påmelding er fredagen før turneringen.

Kr. 50,- pr. person i startkontingent. Maks 10 lag dobbel.

Kr. 500,- i 1. premie

HPK- vil arrangere medlemsturneringer i hallen den 29.11.08 og 28.12.08

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

59/08 Terminliste for 2009.

HPK – ønsker å arrangere følgende turneringer sommersesongen 2009.

Festivalturnering den 13.06.09

Gausengrisen den 22.08.09.

Påmelding til Francois Soto.

Puljespill/trippel og kr. 50,- pr. person i startkontingent.

Ståle sender beskjed til forbundet.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

60/08 Trening i hallen på torsdager.

Francois og Ståle tar seg av opplegg på treningskveldene. Det legges opp til forskjellige øvelser som skal gjennomføres.

VEDTAK.

Enstemmig vedtatt.

Møtet avsluttet kl. 20.15
Mona Sundet
sekretæR

REFERAT FRA STYREMØTE TIRSDAG 24. SEPTEMBER 2008

KL. 19.00 I PETER PAN HALLEN.

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Francois Soto, Gro Soto,

Hans Erik Røneid Hansen, Bjørn Johansen og Mona Sundet.

Saksliste:

45/08 Referater

a. Referat fra styremøte den 21.08.08

46/08 Gjennomgang av Peter Pan-hallen

Nyanskaffelser: Kjøpe en ovn for oppvarming i hallen – Ståle kjøper dette.
2 nye lysarmatur i hallen samt nye lysstoffrør .
Jan Åge snakker med Alf Johan Svele om dette. Toalettforholdene
må også klargjøres med utleier – Jan Åge tar opp dette.
Innkjøp av nytt kjøleskap til hallen – hallstyre får fullmakt til
å kjøpe dette.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

47/08 Økonomi.

Hans Erik gjennomgikk økonomien pr. dags dato, samt overskudd fra NM.

Netto overskudd NM var ca. 13.000,-.

VEDTAK:

Tatt til etterretning

48/08 Spill i Peter Pan-hallen 2008/2009.

a) Sesongstart i hallen den 21.okober 2008, medlemsturneringer.

b) Tirsdager: Spilleform-som utesesongen, men det blir ikke rankingkonkurranse. Vinnerlaget premieres med 2 flaxlodd. Max 30 spillere, vi evaluerer dette ved nyttår om dette fungerer. Torsdager blir avsatt til trening og spill for medlemmer med lisens.

c) Startskontingent: Kr. 30,- pr. gang for medlemmer. Kr. 50,- pr.gang for ikke medlemmer. Sesongkort kr. 500,-, unge spillere betaler halv pris for sesongkort og pr.gang.

d) Kioskdriften: Hallstyret har ansvar for dette.

e) Turneringer: Turneringsutvalget kommer med forslag til neste møte.

f) Nøkler til hallen: De som skal ha nøkkel må betale sesongkort. Hans Erik har liste over utleverte nøkler med kvittering.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

49/08 Medlemsmøte

Avholdes den 21. oktober 2008

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

50/08 Medlemsbrev.

Jan Åge lager brev som sendes medlemmene, Mona sender/deler ut.

VEDTAK.

Enstemmig vedtatt.

51/08 Vinterserien.

Vi har mottatt invitasjon fra Vestby petanguehall.
HPK melder på 2 lag til årets vinterserie.
8 spillere på hvert lag, de 8 beste på rankingen blir lag 1, de neste 8 som ønsker å delta blir lag 2. Johnny Skjørberg er oppmann for lag 1 og Helge Skjørberg er oppmann for lag 2.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

52/08 Kioskdriften i neste sesong.

Det vil bli satt opp liste over de som skal stille opp i kiosken, de som ikke kan stille opp selv etter listen som blir satt opp må skaffe andre som kan stille opp. Dette må gjøres da det er meget vanskelig å få frivillig hjelp.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

53/08 Gave til Nedre Gausen.

Som takk for at vi får benytte oss av alle fasiliteter på Nedre Gausen har styret vedtatt å gi en liten gave f.eks i form av blomster til skolen. Jan Åge ordner dette.

VEDTAK:

Estemmig vedtatt

54/08: Beramme neste møte.
Neste møte blir 27. oktober 2008 i Mjøndalen.

Møtet avsluttet kl. 20.15
Mona Sundet
sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE TIRSDAG 21. AUGUST 2008

KL. 19.00 I MARKVEIEN, MJØNDALEN

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Francois Soto, Gro Soto,

Bjørn Arne Nordhagen, Bjørn Johansen og Mona Sundet.

Saksliste:

38/08 Referater

a. Referat fra styremøte den 18.06.08

b. Jan Åge tok opp opprydding som noen tror bare gjelder for banene, men det gjelder også rekvisita som vi bruker ved spillekveldene slik som askebeger, kaffekanner og lignende.

c. Jan Åge forespør Helge om han kan bestille premier.

39/08 Avvikling av NM 2008

Tilbakemeldninger til forbundet:

*Hvis skytingekonkurransen skal starte på fredag bør det heller tas etter gruppespillet i singel.

*Det bør oppnås munimum antall poeng for å gå videre til skyte finalen.

*Forbundet må være mer synlige/tilstede på NM-arrangement.

*Forbundet bør se på om det skal arrangeres et sosialt samvær/bankett i forbindelse med NM.

Alle utlegg HPK har hatt i forbindelse med NM arrangementet må Hans Erik sende faktura på til forbundet.

HPK oppbevarer utstyret tilhørende forbundet, dette blir liggende i hallen.

VEDTAK:

Tatt til etterretning.

40/08 Tiltak for forbedring av sportlige resultater.

Hpk – klubbens resultater under NM.

Det må startes på en spissing på skyting, legging og det må trenes bevisst på forskjellige øvelser, om vi skal gjøre et bedre resultat etter alle NM-øvelsene.

Forslag om å reservere hallen fra 18.00 – 20.00 hver torsdag for trening, dette gjelder lisensierte spillere som vil ut å spille i konkurranser.

Sportslig utvalg vil komme tilbake med nærmere detaljer om treningen på neste møte.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

41/08 Klubbmesterskap i åpen klasse

Vandrepremie – denne må vinnes 3 ganger for å få den til odel og eie.

Turneringsutvalg setter opp spilleform. Monrad – bruke tavla.

Kiosk – enkel servering

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

42/08 Ny lisensordning fra 2009

Forbundet ønsket en kontaktperson dette ble Jan Åge Paulsen.

Det settes opp en liste over alle som ønsker lisens som videresendes til forbundet, klubben betaler inn lisensene til forbundet. Klubben krever inn lisensene fra medlemmene.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

43/08 Gausengrisen 2008.

Gausengrisen avholdes 20.09.08. Det blir dobbel-puljespill full turnering

Premier 1. kr. 800,- 2. kr. 600,- og 3. kr. 400,-. I tillegg ordner Jan Åge ekstrapremier.

Turneringsutvalget: Ansvar for den praktiske gjennomføringen.

Kioskutvalg: Ansvar for kiosk.

Hpks medlemmer får gratis påmelding til Gausengrisen.

VEDTAK.

Enstemmig vedtatt.

44/08 Beramme neste møte.

Neste møte blir onsdag 24.09.08

Møtet avsluttet kl. 20.15

Mona Sundet

sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE ONSDAG 18. JUNI 2008 I PLATÅVEIEN I HOLMESTRAND.

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Hans Erik Røneid Hansen,

Francois Soto, Bjørn Johansen og Mona Sundet.

Forfall: Gro Soto

Saksliste:

31/08 Referater

a. Referat fra styremøte den 14.05.08.

b. Leder Jan Åge Paulsen refererte fra møte i Holmestrand idrettsråd.

c. Hpk har søkt om kommunale tilskuddsmidler, etter møte i idrettsrådet er det vel klart at vi ikke vil motta noe. Tildelingsreglene går til idrettslag som har egne idrettsanlegg eller har mer en 10 medlemmer under 19 år.

d. Vi har fått bekreftelse på videre leie i Peter-Pan hallen frem til 01.05.09.

VEDTAK:

Referatene tatt til etterretning.

32/08 Økonomi

a) Status pr. dato Hans Erik redegjorde for dagens status.

b) Kontingentinnkreving,

Det var kun noen få ubetalte kontingenter pr. dags dato.

VEDTAK:

Tatt til etterretning.

33/08 Innkjøp.

a) Klubben går til innkjøp av en 100 liters fryseboks, plasseres i hallen.

b) Printer er kjøpt inn til bærbare PC som kan brukes av sekretær og til stevner.

c) Minnekort til bærbar PC kjøpes.

d) Kioskansvarlig får fullmakt til å handle utstyr som må til for drift av kiosk til stevner og NM.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

34/08 Forberedelser til Norgesmesterskapet.

Francois gikk igjennom punkter som var Hpk sitt ansvar å skaffe/gjøre til NM.

1. Hans-Erik spør om Helge Skjørberg kan bestille kulene som skal benyttes til skytekonkurransen. De hadde ikke disse kulene i sortimentet i Oslo.

2. Ringer er kommet til Norge – dette er i orden. 2 dommerjakker/vester må skaffes – Mona ordner dette.

3. Baner – planlegging klart.

4. Kiosk - kioskansvarlig har startet opp med forberedelser.

5. Telt tilhørende forbundet – Roger henter disse i Oslo.

6. Resultatkort til skytekonkurransen – Roger skulle ordne disse.

7. Tavle for oppslag – her kjøper vi inn en huntonitt/asfaltplate og materiell til banene nærmere NM. Vi tar dette videre opp på neste møte.

8. En person som tar imot spillekort for sekreteriatet lørdag og søndag – Hans Erik får person til å ta dette.

9. Flagg – Harald Tronrud ordner flagg og flagging.

10. Ordfører kommer lørdag kl. 09.00 og fortar åpning. Huk er forespurt om de kan spille nasjonalsangen – Jan Åge skulle få tilbakemelding i løpet av en uke.

11. Høyttaler – styret spør om Jon-Egil har utstyr.

12. Parkering – Jan Åge finner en person som kan være ansvarlig for dette. Mona skaffer sperrebånd hvis det skal være ønskelig.

VEDTAK:

Tatt til etterretning.

35/08 Klubbmesterskap 2008.

Klubbmesterskap for veteraner spilles 20.08.08 og 27.08.08

Klubbmesterskap åpen klasse spilles 30.08.08 og 06.09.08

Spilleform: 3 runder monrad og plasseringskamper for Veteraner.

4 runder monrad + finalespill i Åpen klasse

Premiering: Helge lager diplomer.

Jan Åge skaffer ny vandrepokal.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

36/08 Trening/kurs

Det har kommet inn forslag fra Arne Olsen om å bruke timen mellom 1800 og 1900 på tirsdag til trening.

Styret kan vanskelig gå inn for dette forslaget, da styret tidligere har vedtatt at tirsdagene skal foregå i de former som det gjør i dag.

Det vil heller til å begynne med bli et tilbud for de som ønsker det og om det er praktisk mulig å legge trening/kurs rett etter avsluttet spill på tirsdag.

Styret vil se hvordan interessen er for dette, så kan det vel bli utvidet og eventuelt avtalt en annen dag.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

37/08 Beramme neste møte

Det vil bli avholdt et utvidet møte den 30.07.08 med tanke på NM, hvor flere vil bli invitert, dette møtet legges til hallen.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

Møtet avsluttet kl. 20:30

Mona Sundet

sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE ONSDAG 14. MAI 2008 I MARKVEIEN I MJØNDALEN.

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Hans Erik Røneid Hansen,

Francois Soto, Gro Soto, Bjørn Arne Nordhagen og Mona Sundet.

Saksliste:

22/08 Referater

a. Referat fra styremøte den 09.04.08

b. To representanter fra forbundet ønsket å komme på et lite møte med styre i forbindelse med NM-arrangementet.

VEDTAK:

Referatene tatt til etterretning.

23/08 Økonomi

a) Status pr. dato Hans Erik redegjorde for dagens status.

b) Kontingentinnkreving,

Det var kun 19 ubetalte kontingenter pr. dags dato

VEDTAK:

Tatt til etterretning.

24/08 Innkjøp.

a) Ringer – Styret gir fullmakt til Helge om å kjøpe inn 30 ringer ved neste bestilling av varer.

b) Jakker – Ståle har bestilt 8 jakker med logo, 3 av disse er allerede solgt.

c) Telt- Jan Åge kjøper et nytt telt til klubben samt 4 vegger til teltene vi har.

d) Annet - Målepasser –Hans Erik skaffer dette.

Målebånd – Mona ser om hun har på jobben.

Skyvemål – Jan Åge kjøper dette.

Bærbar data til bruk på stevner – Hans Erik sjekker om han har

en avlagt på jobben vi kan overta.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

25/08 Premiering for Holmestrandscupen.

Forslag:

1. premie kr. 500,- 2. premie kr. 300,- 3.premie kr. 200,-

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

26/08 Oppnevning av hallstyre, arrangementsutvalg og turneringsutvalg.

Forslag:

Ansvar hallstyre: Ståle Baksetersveen –leder.

Bjørn Arne Nordhagen

Harald Tronrud

Arrangementsutvalg: Gro Soto – leder

Mona Sundet

Emeline Soto

Turneringsutvalg: Francois Soto – leder

Ståle Baksetersveen

Roger Johansen.

Disse skal ikke gjøre all jobbing, men delegere å få med medlemmer slik at ikke alt faller på se samme personer hele tiden.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

27/08 Festivalturnering.

Francois Soto har laget ferdig regneark som er oversendt Helge Skjørberg.

Trenger en person som tar i mot spillekort og om mulig kan føre inn resultater.

Bjørn Arne Nordhagen – lager til spillekort.

Ståle Baksetersveen – lager til klistremerker med nummer til spillerne.

Roger Johansen – lage til noe mer til hjemmesiden for å reklamere for

Turneringen.

Kioskansvarlig det serveres pølser, vafler og kaker.

Setter opp vakter til tirsdag.

Forslag til premiering:

1. premie kr. 800,- 2. premie kr. 600,- 3.premie kr. 400,-

VEDTAK:

Enstemmig vedatt.

28/08 Dagspill på Kjærssenteret.

Helge Skjørberg tar ansvaret og får med seg noen som stiller opp torsdager for å hjelpe til, og vi fortsetter med samme opplegg som tidligere.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

29/08 Lisenser.

Styret formulerer et brev som sendes til forbundet hvor det påpekes at lisensfakturaer ikke er sendt ut og dette vil by på problemer for spillere som skal på turneringer, fakturaer er ikke sendt ut og lisenskort som er sendt inn har ikke kommet tilbake, samt at medlemmer som har betalt lisens ikke har fått oblatene for innbetaling som skal klistres på lisenskortet. Mona formulerer et brev som sendes.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

30/08 Beramme neste møte.

Neste styremøte berammes til den 18.06.08 i Parkveien i Holmestrand.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

Møtet avsluttet kl. 20:00

Mona Sundet

sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE MANDAG DEN 9. APRIL 2008. KL.19.00 I PLATÅVEIEN 21.

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Hans Erik Røneid Hansen,

Francois Soto, Gro Soto, Bjørn Johansen og Mona Sundet.

Saksliste:

14/08 Referater

a. Referat fra styremøte den 11.02.08

b. Protokoll fra årsmøtet

c. Søknad om kommunalt tilskudd

d. Registrering av medlemmers fødselsdatoer

e. Fornyet leiekontrakt Peter Pan Hallen.

VEDTAK:

Referatene tatt til etterretning.

15/08 Økonomi

a) Status pr. dato Hans Erik redegjorde for dagens status.

b) Kontingentinnkreving,

Hans-Erik lager giroer og Mona deler ut giroer sammen med regler og medlemsbrev.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt,

16/08 Medlemsbrev.

Jan Åge forfatter et medlemsbrev, som sier litt om når utesesongen begynner og turneringer som skal gjennomføres i løpet at sommeren.

Francois skriver ut og kopierer opp reglene for petanquespill.

Mona sender ut medlemsbrev, regler og giroer så raskt det er mulig.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

17/08 Spillekvelder, treninger, kurs utesesongen 2008.

Spillekvelder:

Jan Åge har satt opp ansvarsforhold på spillekvelder – sendes ut sammen med medlemsbrev.

Prøve å få til en kurskveld – Francois ser på dette. Samtidig kan man bruke en annen kveld i uken til spissing/trening på spill.

En regel blir forklart på hver spillekveld.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

18/08 Oppnevning av hallstyre, arrangementsutvalg og turneringsutvalg.

Ansvar hallstyre: Ståle som får med seg to medlemmer til .

Arrangementsutvalg: Gro som får med seg to medlemmer til.

Turneringsutvalg: Francois som får med seg to medlemmer til.

Disse skal ikke gjøre all jobbing, men delegere å få med medlemmer slik at ikke alt faller på se samme personer hele tiden. Forslag til utvalg tas opp på neste styremøte. Styre vedtar utvalgene.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

19/08 Norgesmesterskapet 2008.

Holmestrand Petanqueklubb har påtatt seg å arrangere årets norgesmesterskap.

Styret er valgt som NM-komitee.

VEDTAK:

Enstemmig vedatt.

20/08 Innkjøp av kuler.

Helge Skjørberg får bruke Holmestrand Petanqueklubb når han bestiller utstyr som kuler og rekvisitter. Klubben er ikke ansvarlig økonomisk for utstyr og kuler som medlemmene bestiller.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

21/08 Beramme neste møte.

Neste styremøte berammes til 14.05.08 i Markveien, Mjøndalen.

Møtet avsluttet kl. 20:45

Mona Sundet

sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE HOS JAN ÅGE 11.02.2008

Til stede: Ståle Baksetersveen, Hans-Erik Røneid-Hansen, Bjørn Johansen, Bjørn Arne Nordhagen og Jan Åge Paulsen.

Forfall: Mona Sundet.

06/08: Referater

a) Referat fra forrige styremøte

b) Kontingent til Vestfold Idrettskrets

VEDTAK:

Referatene tatt til etterretning.

07/08: Økonomi

a) Status pr. dato

b) Brev til de som skylder kontingent for 2007

VEDTAK:

a) Kassererens informasjon tatt til orientering.

b) Kassereren sender brev og bankgiro til de fire medlemmene som skylder kontingent

08/08: Premiering i Peter Pan-cupen

VEDTAK:

De tre beste premieres med henholdsvis kr. 300, kr. 200 og kr. 100,-. Ved poenglikhet kommer den foran med flest 1.plasser, deretter 2. plasser osv. Er det fortsatt likt teller resultat nr. 11, 12 osv.

09/08: Turneringer i Peter Pan-hallen

VEDTAK: Det arrangeres medlemsturnernger lørdagene 29/3 og 19/4 med start kl. 10.30 begge dager. Startkontingent kr. 50,-. Det spilles fire runder Monrad til 13 og det trekkes makker for hver runde. Vinneren får halvparten av innbetalt starkontingent.

10/08: Registrering av fødselsdatoer på medlemmene

VEDTAK:

Kassereren foretar registrering på tirsdagskveldene.

11/08: Organisasjonsplan for 2008

VEDTAK:

Styret foreslår følgende organisasjonsplan for årsmøtet:

Styret oppnevner medlemmer i tre underutvalg som hvert består av tre medlemmer, nemlig:

Hallstyre som har ansvaret for drift av hallen, inkludert kiosk, innkjøp og utleie.

Arrangementsutvalg som har ansvaret for forberedelser og gjennomføring av kioskdrift under alle klubbens turneringer, julebord og andre medlemsarrangementer.

Turneringsutvalg som har ansvaret for forberedelser og gjennomføring av alle

klubbens turneringer, inkludert markedsføring, innbydelser og spilleform.

Alle de tre utvalgene avgir årsrapport til styret (årsmøtet)

12/08: Årsmøtet 2008

a) Valg av dirigent, sekretær og to til å underskrive protokollen

b) Årsmelding

c) Regnskap

d) Innkomne forslag og saker

e) Forslag til medlemskontingent for 2008

f) Budsjett

g) Organisasjonsplan

h) Innstilling til valgkomite

VEDTAK:

a) Styret foreslår lederen som dirigent og Jon Egil Stavik som sekretær.

b) Sekretærens årsmelding godkjennes.

c) Kassererens regnskap godkjennes.

d) Det er ikke innkommet forslag eller saker.

e) Styret foreslår medlemskontingent på kr. 100,- for 2008.

f) Kassererens forslag godkjennes.

g) Styrets forslag til organisasjoneplan blir i henhold til vedtaket i sak 11/08.

h) Styrets innstilling til valjkomite: Roger Johansen, leder, Birger O. Hansen og Eva Hansen. Varamedlem Jan Øivind Lønn.

13/08: Nasjonale turneringer i Holmestrand i 2008

VEDTAK:

Følgende to turneringer terminfestes:

1. Festivaltureringen, lørdag 31. mai.

2. Gausengrisen, lørdag 20. september

Klubben påtar seg også å arrangere Norgesmesterskapet 8. til 10. august under forutsetning av at Forbundet tar ansvaret for sekretariatet.

Jan Åge Paulsen
Fung. sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE MANDAG DEN 14. JANUAR 2008. KL.19.00 I PLATÅVEIEN 21.

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Hans Erik Røneid Hansen, og Mona Sundet

Saksliste:

01/08 Referater

a. Referat fra styremøte den 15.11.07.

b. Brev av 12.12.07 fra Vestfold Idrettskrets som bekrefter opptak i Vestfold idrettskrets fra 01.01.08.

02/08 Økonomi

a) Hans Erik gjennomgikk regnskap pr.d.d. Beholdningen kr. 26.449,-.

b) Brev til de som skylder kontingent for 2007.

Hans-Erik lager giroer og Mona sender brev med vedlagt giro til de som ikke har betalt

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt,

03/08 Årsmøte 2008.

Holmestrand petanque klubb berammer årsmøte ifølge nye lover i Norges idrettsforbund.

Årsmøtet avholdes i Peter Panhallen den 27. februar 2008 kl. 19.00.

Årsmøtet annonseres på vår hjemmeside, med frist for innkomne forslag den 08.02.08.

Regnskap legges frem av Hans-Erik, og Mona legger frem årsberetningen.

Jan Åge kontakter valgkomiteen for forslag, styret må utvides med to personer,

nå gjelder også kjønnkvotering.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt

04/08 Klubbturneringen.

Vi tar sikte på å sette opp lag på tirsdag den 15. januar 2008. Vi har meldt på 2 lag.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

05/08 Beramme neste møte.

Neste styremøte berammes til den 11.02.08 hos Jan Åge.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

Møtet avsluttet kl. 19:45

Mona Sundet

sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE ONSDAG DEN 15. NOVEMBER 2007. KL.19.00 I PLATÅVEIEN 21.

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Hans Erik Røneid Hansen,

Bjørn Johansen, Bjørn Arne Nordhagen og Mona Sundet.

Saksliste:

47/07 Referater

a. Referat fra styremøte den 17.10.07

b. Økonomi, Hans Erik gikk igjennom regnskap, samt budsjett

48/07 Generalforsamlingen 2007.

A. Forslag til kontingent for 2008. – Styret vil foreslå kr. 100,- for 2008.

B. Gjennomgang av årsberetning. Mona rettet opp og denne deles ut på generalforsamlingen. Regnskap og budsjett – Hans Erik gjennomgikk dette – deles ut på generalforsamlingen.

C. Innkomne saker for forslag:

1a. Forslag fra Francois Soto: ”Bruk av ikke-godkjente kuler tillates ikke på petanque bane. Jeg forslår også at klubben går til innkjøp/lån av noen sett med godkjente kuler, som eventuelt kan stilles til dispensasjon.

VEDTAK:

Styret innstiller til generalforsamlingen å gjøre følgende vedtak:

1. I alle HPKs turneringer kreves det at deltakerne benytter kuler som er

godkjent i henhold til de internasjonale petanqueregler.

2. Nye medlemmer kan få dispensasjon på inntil to måneder fra første gang de har deltatt i en turnering.

3. Pkt. 1 og 2 trer i kraft 1. mai 2008.

4. Styret forsøker å skaffe til veie godkjente kuler til utlån for de som har dispensasjon.

1b. Opptak i Norges Fleridrettsforbund (FIF) og Norges Idrettsforbund og Olympiske komite.

VEDTAK:

Styret innstiller til generalforsamlingen å gjøre følgende vedtak:

Årsmøtet vedtar å søke opptak i FIF og NIF. Medlemskapet skal effektueres

fra 1. januar 2008.

1c. Vedta ny lov for Holmestrand Petanqueklubb.

VEDTAK:

Styret innstiller til generalforsamlingen å gjøre følgende vedtak:

Årsmøtet vedtar forslaget til lovendringer. Endringene skal gjelde fra

1. januar 2008, eventuelt fra det tidspunktet da Holmestrand Petanqueklubb

er formelt akseptert som medlem av FIF og NIF.

Styret får fullmakt til å foreta eventuelle redaksjonelle endringer i loven

Dersom dette skulle bli nødvendig.

D). Gjennomføringen av generalforsamlingen – gikk igjennom dagsorden

E). Premieutdeling – gjennomgikk hvem og hva som skal deles ut.

49/07 Trippelturnering arrangert av DBK

Holmestrand Petanqueklubb melder på to lag, et eventuelt uttak gjøres ved en klubbkonkurranse. Det spilles en turnering en søndag i Peter Pan hallen og en i Vestbyhallen. Startkontingent er kr. 100,- pr lag som betales av klubben.

Jan Åge melder på lagene til DBK

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

50/07 Turneringer i Peter Pan hallen.

Vi tar sikte på å arrangere en romjulsturnering i hallen den 29.12.07. Her trekker vi makker før hver kamp, startkontingent kr. 50,- pr. deltager. Det spilles 4 runder og vinneren får halvparten av startkontingenten i premie.

På nyåret kan det eventuelt inviteres til turneringer med andre klubber.

VEDTAK:
Enstemmig vedtatt.

Møtet avsluttet kl. 20.45
Mona Sundet
sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE ONSDAG DEN 17. OKTOBER 2007. KL.19.30 I PLATÅVEIEN 21.

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Hans Erik Røneid Hansen,

Bjørn Johansen, Bjørn Arne Nordhagen og Mona Sundet.

Saksliste:

42/07 Referater

a. Referat fra styremøte den 29.08.07.

b. Referat fra medlemsmøte den 16.10.07.

c. Prøve å få tak i litt mer lys i hallen

d. Klubben ”Ytterskjær” v/Roar Grønvold har ønske om å leie hallen den 3. november 2007 mellom kl 13.00 og 14.00.

e. Helge har fått kjøpt pølsekoker til klubben.

43/07 Generalforsamling/Årsfest.

A. Beramme dato: 23.11.07 og vi har fått leie Ødegårdbua.

B. Festkomitee: Eva Hansen, Birger Hansen og Johnny Skjørberg

C. Lage innkalling til generalforsamling: Mona. Innkalling til årsfest lages av Eva Hansen. Pris og betale pr. pers har styret satt til kr. 200,-

D. Årsberetning: Mona skriver denne.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

44/07 Vinterserien 2007/2008
Holmestrand petanque klubb melder på to lag, Jan Åge sender påmelding til serien. Oppmenn: Jan Åge og Helge. Kjøretakster for passasjerer har styret satt til kr. 120,- pr.passasjer.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

45/07 Økonomi
Hans-Erik redegjorde for økonomien, og skulle ha budsjett og regnskap ferdig til generalforsamlingen. Kontingent for juniorer- vinterspill i hallen er satt til kr. 250,- for sesongkort og kr. 15,- for kvelds/dag spill.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

46/07 Beramme neste møte

Neste møte skal avholdes den 14.november 2007.

Møtet avsluttet kl. 20.00

Mona Sundet

sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE ONSDAG 29.08. 2007

KL. 19.00 I PLATÅVEIEN 21.

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Hans Erik Røneid Hansen,

Bjørn Arne Nordhagen, Bjørn Johansen og Mona Sundet

Saksliste:

35/07 Referater

Referat fra styremøte den 30. Juli 2007.

Oppsummering etter Gausengrisen den 25.08.07.

36/07 Ekstraordinært Forbundsting og konstituerende ting i Norges

Fleridrettsforbund.

Ståle reiser som HPK s representant, han sender regning på kjøring og kost.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

37/07 Grillparty den 6/9-07

Det har meldt seg på ca 20, Ståle og Mona handler inn pølser, hamburgere

med tilbehør.

VEDTAK;

Enstemmig vedtatt.

38/07 Premieringer for klubbmesterskapene.

Det lages diplomer og vandrepokalen går videre.

VEDTAK.

Enstemmig vedtatt.

39/07 Innesesongen 2007/08.

a)Klargjøring av hallen, vi ser om vi kan utvide spillearealet helt frem til skillevegg, da vil vi få 4 baner.

b)Oppstart av innesesongen settes til 16.10.07.

c)Spilleform. Vi fortsetter samme spillet som vi har i utesesongen, men oppmann setter kamplengde fra 25-45 min, dette bestemmes fra kamp til kamp. Ranking som tidligere: 10 kvelder som tellende. Premiering tar vi som en overraskelse.

d)Spilleavgifter, kr. 500,- for sesongkort. Pr. kveld kr. 30,- for medlemmer og kr. 50,- for ikke medlemmer. Dette betales hver spillekveld som vi gjør i utesesongen, det blir ikke noe oppsamling av betaling for enkeltkvelder som tidligere sesong. Ekstern utleie av hallen kr. 500,- pr. kveld.

e)Hallstyre: Bjørn Arne Nordhagen, leder, Ståle Baksetersveen, Bjørn Johansen, Hans-Erik R. Hansen og Harald Tronrud.

f)Utleie til andre klubber, kr. 50,- pr. pers eller etter avtale. Forslag til spill er for eksempel. Lørdagskarusell, dette for å benytte hallen noe mer.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

40/07 Medlemsmøte.

Avholdes den 16.10.07 før vi begynner og spille.

Gratis spill og enkel bevertning denne kvelden.

TEMA for møte: Informasjon om innesesongen, deltakere til vinterserien, spilleform utesesongen 2008.

Jan-Åge forfatter innkalling og Mona sender ut dette i begynnelsen av oktober.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

41/07 Klubbutstyr.

Noen t-skjorter er igjen derfor bestiller vi ingen nye nå.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

Møtet avsluttet kl. 20.20
Mona Sundet
sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE MANDAG 30. JULI 2007

KL. 19.30 I PLATÅVEIEN 21.

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Hans Erik Røneid Hansen, Bjørn Arne Nordhagen, Bjørn Johansen og Mona Sundet.

Saksliste:

28/07 Referater

Referat fra styremøte den 23. mai 2007

29/07 Økonomi

Hans Erik redegjorde for økonomien, beholdning pr. d.d. ca. 28.500,-

VEDTAK:
Tatt til etterretning.

30/07 Klubbmesterskap 2007

a) Flytte klubbmesterskapet i singel til 8. september 2007, dette på grunn av ekstraordinært petanqueting. Mona sender ny søknad til Nedre Gausen Kompetansesenter.

b) Fastsette datoer for klubbmesterskap for veteraner. Forslag: Mesterskapet arrangeres på onsdagene 15/8 (singel) og 22/8 (dobbel) med start kl. 17.30 begge dager. Det spilles 3 runder Monrad og plasseringskamper. Maksimal lengde pr. kamp settes til 60 minutter. Hvis mørket hindrer avviklingen på fastsatte datoer, spilles plasseringskampene dagen etter. Startkontingent kr. 20,- pr. øvelse.

VEDTAK;
Enstemmig vedtatt.

31/07 Kampoppsett for tirsdagsturneringene 31/7 og 7/8.
På klubbkveldene 31/7 og 7/8-2007 kan de som skal delta på NMspille
sammen.

VEDTAK
Enstemmig vedtatt.

32/07 Grillparty for medlemmene

Klubben vil arrangere grillparty den 7. september 2007 for medlemmene, dette vil foregå på Bakke hos Ståle, vil tar et lite kulespill først, så holder klubben mat. Drikke tar hver og en med seg selv.

VEDTAK:
Enstemmig vedtatt.

33/07 Gausengrisen 2007.

a) Turneringsleder: Bjørn Arne Nordhagen

b) Kioskansvarlig: Jan Åge forespør om dette på tirsdag.

c) Premier: Jan Åge har en del premier og skal ta kontakt med Meny vedrørende flere.

VEDTAK:
Enstemmig vedtatt.

34/07 NM 2007.

Økonomisk støtte til deltagerne i NM 2007.

VEDTAK:
Klubben dekker ingen tilskudd til deltagelsen i årets NM.

Møtet avsluttet kl. 20.15
Mona Sundet

sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE TIRSDAG 23. MAI KL. 19.00

I PLATÅVEIEN 21.

TILSTEDE:
Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Hans Erik Røneid Hansen,
Bjørn Johansen, Bjørn A Nordhagen og Mona Sundet.

Saksliste:

22/07 Referater

a. Referat fra styremøte

b. Vedr. brev til Nedre Gausen kKompetansesenter om leie til klubbmsterskap

c. Brev av 19.04.07 fra Holmestrand Sardine Ca A/S om forlengelse av leiekontrakt med ett år.

23/07 Økonomi

Hans Erik redegjorde for økonomien, status pr d.d..

VEDTAK:

Tatt til etterretning.

24/07 Festivalturneringen

Markedsføring:

Opplysningene ligger ute på forbundets hjemmeside og vi mener det er nok markedsføring av turneringen.

Turneringsleder:

Hans-Erik Røneid Hansen tar denne oppgaven, men han bør få en til med seg i sekretariatet.

Dommere:

Forespørre når vi ser hvem som melder seg på.

Kiosk:

Bjørn Johansen tar ansvaret, Jan-Åge skaffer folk til handling og salg som hjelper til . Hans-Erik kjøper nytt vaffeljern.

Premier:

Jan- Åge prøver seg på en runde hos de næringsdrivende og ser på eventuell respons hos disse, eventuelt tar vi dette opp i styret igjen.

VEDTAK

Enstemmig vedtatt

25/07 Premiering.

Tirsdagskveldene: Fortsetter slik vi har vedtatt med premie til 1.plass ut sesongen

Holmestrandscupen:
Statuett i 1. premie samt kr. 500,-, 2.premie kr. 300,- og 3. premie kr. 200,-

Klubbmesterskapet: Vandrepokal til 1. plass samt diplom til 1. 2. og 3. plass.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

26/07 Demonstrasjon i Petanque i Åsgårdsstrand og Hurum.

Åsgårdstrand: Den 10.juni 2007 fra kl. 12.00 – 16.00, Jan Åge har sendt brosjyrer samt at Jan-Åge, Catharina, Bjørn J. Jan-Øivind, Ståle og Hans-Erik Dahl stiller opp i Åsgårdstrand.

Hurum: Den 16. og 17. juni 2007 her har vi ikke fått endelig bekreftelse, men

Jan-Åge forespørr om noen kan reise.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

27/07 Opprydding i hallen.

Hallstyret tar en dugnad og rydder og ser over i hallen.

VEDTAK.
Enstemmig vedtatt.

Møtet avsluttet kl. 20.15

Mona Sundet

sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE TIRSDAG 10. APRIL 2007

KL. 20.00 I PETER PAN HALLEN

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Hans Erik Røneid Hansen,

Bjørn Johansen og Mona Sundet.

Saksliste:

16/07 Referater

a. Referat fra styremøte

b. Brev fra 17.mai komiteen, om deltakelse i borgertoget.

c. Videre leie av Peter Pan Hallen

d. Brev til Nedre Gausen kompetansesenter vedr. leie av baner sommer 2007-

e. Protokoll fra Tinget i Norsk Petanqueforbund.

f. Dugnad på Nedre Gausen 10 og 11. april.

17/07 Økonomi

Hans Erik redegjorde for økonomien, status pr d.d..

VEDTAK:

Tatt til etterretning.

18/07 Deltagelse i Hurumdagene den 10. juni 2007.

Hpk stiller med to-tre mann på dette arrangementet.

Jan Åge sender beskjed til arrangøren.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

19/07 Utesesongen 2007.

Styret har satt opp noen regler for utesesongen 2007, dette vil bli tatt med i et brev til medlemmene, vi ønsker bla. at lag 3 og 4 tar ryddinga på spillekveldene.

Klubbemesterskap berammes til den 1. og 2. september.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

20/07 Medlemsmøte

Saken utsettes til senere.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

21/07 Medlemsbrev

Medlemsbrev forfattes av Jan Åge å sendes ut av Mona etter lister fra Hans Erik, dette gjøres så raskt som mulig.

VEDTAK.

Enstemmig vedtatt.

Møtet avsluttet kl. 21.00

Mona Sundet

sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE TIRSDAG 13. FEBRUAR 2007

KL. 20.00 I PETER PAN HALLEN

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Hans Erik Røneid Hansen,

Bjørn Arne Nordhagen, Bjørn Johansen og Mona Sundet.

Saksliste:

10/07 Referater

a. Referat fra styremøte den 14.01.07

11/07 Økonomi
Hans Erik redegjorde for økonomien, status pr d.d..

VEDTAK:
Tatt til etterretning.

12/07 Forbundstinget 2007

Hpk har fått 4 representanter til forbundstinget, Jan Åge, Ståle, Bjørn og Hans-Erik reiser som klubbens representater.

Ståle kjører og klubben betaler kr. 500,- i kjøregodtgjøring.

VEDTAK:
Enstemmig vedtatt.

13/07 Søknad til Nedre Gausen Kompetansesenter.

Klubben sender søknad til Nedre Gausen Kompetansesenter om lån av bane og toaletter som vi har lånt tidligere. Mona sender søknad om dette.

VEDTAK:
Enstemmig vedtatt.

14/07 Fortsatt leie av Peter Pan-hallen.

Jan Åge og Ståle får i oppdrag og ta kontakt med eieren om en fortsatt leiekontrakt vedrørende hallen for neste vintersesong.

VEDTAK:
Enstemmig vedtatt.

15/07 Petangue i Åsgårdstrand

Det har kommet en forespørsel fra Åsgårdstrand, som i helgen 8. – 10. juni skal avholde en byfest, om vi kunne komme å demonstrere petanque spill på banen som er laget der. Styret stiller seg positive til dette og noen fra klubben reiser dit den 10. juni 2007.

VEDTAK.
Enstemmig vedtatt.

Møtet avsluttet kl. 21.00

Mona Sundet

sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE I PETER PAN-HALLEN 16.01.07

Til stede: Ståle Baksetersveen, Hans Erik Røneid-Hansen, Bjørn Nordhagen, Jan Åge Paulsen.

Forfall: Mona Sundet, Bjørn Johansen.

05/07: Referater

a) Referat fra forrige styremøte

VEDTAK:

Ingen merknader.

06/07: Økonomi

VEDTAK:

Kassererens redegjørelse tatt til orientering. Fristen for innbetaling av årets kontingent settes til 15. februar. Bankgiroer sendes ut sammen med medlemsbrev.

07/07: Utsending av medlemsbrev

VEDTAK

Brevet skal inneholde opplysninger om kommende turneringer, medlemskontingenten og spill i hallen. Jan Åge utformer brevet. Sekretær og kasserer sørger for utsendelsen som bør skje snarest.

08/07: Turneringer i Peter Pan-hallen

VEDTAK:

a) Medlemsturneringer

Disse arrangeres 4/2 og 4/3. Det spilles fire runder med trekning av makker for hver runde. Start kl. 10.00. Påmelding fra kl. 9.30. Startkontingent kr. 30,-. Premiering: En tredel av innbetalt startkontingent til vinneren.

b) Nasjonale turneringer

c) Disse spilles 10/2 og 11/3. Start kl. 10.00. Det konkurreres i trippel. Spilleform avhenger av antall deltakende lag. Forhåndspåmelding til Ståle fram til dagen før turneringen. De åtte første påmeldte lagene får delta. Startkontingent kr. 50,- per spiller. Premiering: En tredel av innbetalt startkontingent til seirende lag.

09/07: Kiosken i hallen

Overskudd hittil i år er kr. 1604,-.

VEDTAK:

a) Det skal i tida framover også selges pølser under kampene i vinterserien og turneringer. Hallstyret har ansvaret for driften.

b) Det skal arrangeres utlodning 3-4 ganger i resten av innesesongen.

Jan Åge Paulsen, referent

REFERAT FRA STYREMØTE I PETER PAN-HALLEN 12.12.06

Til stede: Bjørn Johansen, Ståle Baksetersveen, Hans Erik Røneid-Hansen, Bjørn Nordhagen, Jan Åge Paulsen.

Forfall: Mona Sundet.

01/07: Referater

a) Referat fra forrige styremøte

b) Protokoll fra generalforsamlingen (Vedlagt)

VEDTAK:

Referatene tatt til orientering.

02/07: Økonomi

Status pr. dato.

VEDTAK:

Kassererens informasjon tatt til orientering.
Prisen for sesongkort i Peter Pan-hallen fra 1. januar til 1. mai settes til kr. 400,-.

03/07: Terminlista for 2007

VEDTAK:

HPK ønsker å arrangere følgende nasjonale turneringer i 2007:

Festivalturnering 9. juni. Klasser: Dobbel åpen, dobbel junior og dobbel damer. Spilleform: 4 runder Monrad + plasseringsspill. Hvis liten deltakelse i dame-og juniorklassen, bestemmes spilleform for disse på turneringsdagen. Startkontingent: kr. 50,- pr. spiller.
Gausengrisen, lørdag i slutten av august, 14 dager etter NM. Spilleform: Gruppespill- Startkontingent: kr. 50,- pr. spiller.

04/07: Forbundstinget 2007

VEDTAK:

HPK fremmer følgende forslag til Forbundstinget 2007:

Forbundsstyret velger en person blant styremedlemmene som er hovedansvarlig for informasjon og markedsføring. Denne personen skal også være kontaktperson til klubbene og sørge for markedsføring av sporten gjennom media og andre kanaler.

Begrunnelse: Det er etter vår mening alt for sjeldent at Forbundet utgir informasjon til sine medlemmer. Kontakten med klubbene kan også bedres betraktelig.

Jan Åge Paulsen, referent

REFERAT FRA STYREMØTE ONSDAG 8. NOVEMBER 2006

KL. 19.30 I PLATÅVEIEN 21.

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Hans Erik Røneid Hansen,

Bjørn Arne Nordhagen, Bjørn Johansen og Mona Sundet.

Saksliste:

54/06 Referater

a. Referat fra styremøte den 11.10.06

b. Om julebordet

55/06 Økonomi

Hans Erik redegjorde for økonomien, beholdning pr. d.d. ca. 27.500,-.

Hallen har pr i dag innbrakt i sesongkort og salg kr. 9.860,-

VEDTAK:

Tatt til etterretning.

56/06 Generalforsamling 2006.

a) Gjennomgang av årsberetningen, den er skrevet nesten ferdig, styret har fått den til gjennomlesning og gir tilbakemelding til Mona hvis det er forslag til endringer eller tilføyelser.

b) Gjennomgang av regnskap og budsjett, Hans-Erik setter opp en enkel oversikt over regnskapet og nytt budsjett.

c) Forslag , det er ikke kommet inn forslag til styret innen fristen. Styret har kun et forslag og det er at kontingenten ikke økes, men holdes på dagens nivå også for 2007.

d) Gjennomføring, styret møter kl. 18.00. Mona kopierer opp årsberetning og dagsorden, Hans- Erik kopierer opp regnskap og budsjett. Etter ordinære saker tas premieutdeling.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

57/06 Kioskdrift i Peter Pan hallen

Styret foreslår at hallstyret tar seg av dette, organisere vaffel og kaffesalg og annet i forbindelse med hjemmekamper i vinterserien og eventuelle turneringer som arrangeres i hallen.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt

58/06 Kurs i legging og skyting.

Styret har fått en forespørsel fra Trond Rekdahl og arrangering av kurs i Peter Pan hallen, styret stiller seg positive til dette og gir en tilbakemelding til Trond at dette kan være ønskelig, men ikke før på nyåret 2007.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

Møtet avsluttet kl. 20.30

Mona Sundet

sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE TORSDAG 31, AUGUST 2006

KL. 19.00 I PETER PAN HALLEN

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Hans Erik Røneid Hansen, Bjørn Arne Nordhagen, Bjørn Johansen og Mona Sundet.

Saksliste:

40/06 Referater

a. Referat fra styremøte den 26.06.06

b. Premier i tippekonkurransen under Gausen Grisen, 1. premie var gratis spill under en turnering i Holmestrand neste år vunnet av Morten Groth og Thor haugen, 2. premie gratis spill en kveld i Peter Pan hallen under vintersesongen vunnet av Helga og Gilbert Lara.

41/06 Økonomi

Hans Erik redegjorde for økonomien, status etter Gausen grisen og spill på tirsdager i sommersesongen.

VEDTAK:

Tatt til etterretning.

42/06 Medlemskontingent 2007.

Medlemskontingenten gjelder for kalenderåret.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

43/06 Oppnevning av hallstyre for sesongen 2006/2007.

Forslag: Ståle Baksetersveen, leder.

Hans- Erik Røneid Hansen, Harald Tronrud, Bjørn Johansen og

Bjørn Arne Nordhagen

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

44/06 Innesesongen i Peter-Pan Hallen sesongen 2006/2007

Innesesongen starter 3. oktober 2006.

Tirsdager frem til jul spilles fulle runder ikke på tid. Ikke ranking.

Kveldsturneringer kan også foregå litt forskjellig fra kveld til kveld.

Avgift på spill i hall sesongen 2006/2007:

Sesongkort kr. 500,-

Spill en kveld ikke medlemmer kr. 50,-

Spill en kveld medlemmer uten sesongkort kr. 30,-

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

45/06 Medlemsmøte.

Medlemsmøte avholdes i Peter Pan hallen den 3. oktober kl. 20.00.

VEDTAK.

Enstemmig vedtatt

46/06. Medlemsbrev

Jan Åge forfatter et brev til medlemmene og Mona distribuerer ut til medlemmene.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

Møtet avsluttet kl. 20.00

Mona Sundet

sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE ONSDAG DEN 26.JUNI 2006

KL. 19.00 I PLATÅVEIEN 21.

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Hans Erik Røneid Hansen,

Bjørn Arne Nordhagen og Mona Sundet.

FORFALL: Bjørn Johansen

Saksliste:

37/06 Referater

a. Referat fra styremøte den 22.05.06

38/06 Økonomi

Hans Erik redegjorde for økonomien, status etter Festivalturneringen og salg av t-skjorter

VEDTAK:

Tatt til etterretning.

39/06 Stand i sentrum 8. juli 2006.

Jan Åge redegjorde hvordan arrangementene hadde gått sist lørdag etter kontakt med arrangørene av denne. De mente det var ikke så gunstig å ha det på det gamle torget og inntektene sto ikke i forhold til den dugnaden som faktisk legges ned i et slik arrangement. Forslag fra styret er at vi trekker oss ut fra dette arrangementet.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

Møtet avsluttet kl. 20.00

Mona Sundet

sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE ONSDAG DEN 22. MAI 2006

KL. 19.00 I PLATÅVEIEN 21.

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Hans Erik Røneid Hansen,

Bjørn Johansen, Bjørn Arne Nordhagen og Mona Sundet.

Saksliste:

30/06 Referater

a. Referat fra styremøte den 19.04.06

b. Brevet ble referert.

c. Mona sender en kopi til Kompetanses senteret av søknaden om leie av plass til turneringer i sommer, som ble sendt den 19.04.06.

31/06 Økonomi

Kassereren gjennomgikk status for klubben pr. d.d. Vi har ca. kr. 15,000,- da er første del av hallen for kommende sesong betalt. 6 medlemmer har ikke betalt kontingent, noen regninger fra spill i hallen er akkurat sendt ut. Vi har pr. i dag 63 betalende medlemmer.

VEDTAK:

Tatt til etterretning.

32/06 Tilskudd til medlemmers deltakelse i stevner.

Forslag til hva klubben skal yte tilskudd til:

Klubben betaler startavgift for Festivalturneringen, Gausengrisen og kvalifisering til Nordsjø/VM/Nordisk.

Klubben betaler avgift til vinterserien, men reiseutgifter må dekkes av medlemmene selv.

Alle utgifter for deltakelse i Nordsjø/Nordisk må medlemmene selv bekoste, klubben vil ikke kunne yte noe tilskudd til disse arrangementer.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

33/06 Tirsdagsspill på Kjærsenterbanen.

Tirsdagspill på Kjærsenteret vil bli forsøkt frem til ferien.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

34/06 Petanquekurs under Kulturfestivalen

Det vil bli annonsert i programmet til Kulturfestivalen, det gjelder tirsdagkveld og torsdag formiddag under kulturfestivaluka.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

35/06 Festivalturneringen.

Turneringen blir annonsert i TB og på Petanque,no. Styret forespørr Vegar om han kan være turneringsleder. Jan Åge markedsfører og prøver å skaffe premier, alternativt blir det pengepremier som i fjor.

Kioskpersonale – vi forespørr på tirsdag om noen kan hjelpe til med kiosk.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

36/06 Beramme neste møte

Nytt møte berammes senere.

Møtet avsluttet kl. 20.00

Mona Sundet

sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE ONSDAG DEN 19. APRIL 2006

KL. 19.40 I PETER PAN HALLEN.

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Hans Erik Røneid Hansen,

Bjørn Johansen og Mona Sundet.

Saksliste:

26/06 Referater

a. Referat fra styremøte den 22.03.06

b. Brev fra Holmestrand Sardine Co A/S vedrørende den nye leiekontrakten, hvor det er forandret på to punkter i forhold til den gamle. Nytt pkt. 2 er Leiekontrakten gjelder fra 1. mai 2006 til 30.april 2007 og nytt pkt. 4 :Leiebeløpet setter i leieperioden til kr. 30.000 og forfaller i tre like store deler kr. 10.000 hhv. 01.05.06, 01.09.06 og 01.01.07.

c. Søknad om leie av Nedre Gausen Kompetansesenter til våre stevner og klubbmesterskap i 2006, Mona sender søknad om dette.

d. Regning fra Våleveien produkter på t-skjorter og jakke, Hans Erik betaler denne i sin helhet nå.

27/06 Blomsterbed på brygga.

Det ble enighet på medlemsmøtet om at vi ber kommunen om å kjøpe inn blomster, men at Bjørn Johansen og Reidar Klevan kan ta seg av vanning og stell av blomsterbedet sommeren 2006. Mona sender brev til teknisk etat om dette eventuelt snakker med de ansvarlige for teknisk.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

28/06 Stand i sentrum i sommer – søknad.

Det er to aktuelle helger vi søker på, dette fordi det ikke kommer i konflikt med turneringer og stevner. De aktuelle datoer er 19.08.06 som førsteprioritet og den andre datoen er 08.07.06. Mona sender brev til Holmestrand by Handel og Hygge.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

29/06 Eventuellt.

Sponsing til spillere i turneringer og kvalifiseringer i sesongen 2006, dette taes opp på neste styremøte.

Møtet avsluttet kl. 20.00

Mona Sundet

sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE ONSDAG DEN 22. MARS 2006

KL. 19.00 I PLATÅVEIEN 21.

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Hans Erik Røneid Hansen,

Bjørn Johansen og Mona Sundet.

Saksliste:

17/06 Referater

a. Referat fra styremøte den 14.03.06

18/06 Økonomi

Hans Erik redegjorde for økonomien pr. d.d., hallen har betalt seg med sesongkort og salg i kiosk. Mona har sendt ut til medlemmer som ikke har betalt medlemskontingent og gitt en frist til 1. april med innbetaling i motsatt fall blir de strøket som medlemmer.

VEDTAK:

Tatt til etterretning.

19/06 Kontrakt med videre leie av Peter Pan hallen.

Jan Åge og Ståle var i forhandlinger med eierne den 20. mars og kom frem til en avtale om leie frem til 01.05.07, hvor vi da skal betale kr. 30.000,- for 1 år.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

20/06 Spillekvelder utendørs sesongen 2006.

Det følger et eget ark med oppsett av utendørssesongen som vedlegg til dette referatet.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

21/06 Klubbens turneringer utesesongen.

Festivalturneringen blir den 17.06.06.

Gausengrisen blir den 26.08.06.

a) Klubbmesterskap, double og singel, åpen klasse den 09.09.06 og 10.09.06

b) Klubbmesterskap, double og singel, veteran, spilles over 4 kvelder , 2 til singel og 2 til dobbel. Jan Åge, Hans Erik og Bjørn setter opp disse dagene.

c) Turnering for ansatte i Holmestrand kommune, Mona forespørr personalkontoret om dette er av interesse, så får heller kommunen komme med tilbakemelding, vi stiller opp hvis den er positiv.

d) Bedriftsturnering – tas opp ved en senere anledning.

e) Turnering for elever og ansatte ved Nedre Gausen Kompetansesenter, her stiller vi opp som i fjor ved en eventuell forespørsel.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

22/06 Rekruttering

a)Ukentlig dagspill på Kjærsenteret, fortsettes som tidligere.

b)Aktiviteter ved skolene, Jan Åge skal jobbe noe med denne saken og se om det er interesse for dette.

VEDTAK;

Enstemmig vedtatt.

23/06 Utsendelse av informasjon til medlemmene.

Jan Åge setter opp et forslag til informasjon ut til medlemmene, hvor vi informerer om et eventuelt medlemsmøte. Mona sender ut dette til medlemmene.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

24/06 Medlemsmøte.

Vi tar et medlemsmøte i hallen den 19.04.06 kl. 19.00 Melding om dette sendes med i informasjonen ut til medlemmene.

VEDTAK

Enstemmig vedtatt.

25/06 Klubbeffekter/utstyr.

Jan Åge bestiller 50 stk. nye t-skjorter i fargene gul og sort. T-skjortene vil få påtrykk av klubblogo samt en liten reklame fra Greaker Bil som sponser innkjøpet med kr. 2.500,-. T-skjortene vil bli solgt til medlemmene for

For kr. 100,-. Det bestilles 10 L -20 XL og 20 XXL.

VEDTAK

Enstemmig vedtatt

Møtet avsluttet kl. 20.15

Mona Sundet

sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE 14. MARS 2006 I PETER PAN-HALLEN

TIL STEDE: Ståle Baksetersveen, Bjørn Johansen, Hans-Erik Røneid-Hansen, Bjørn A. Nordhagen og Jan Åge Paulsen.

Forfall: Mona Sundet

Sak 13/06: Referater

a) Referat fra forrige styremøte

b) Brev av 02.03.06 fra Nedre Gausen Kompetansesenter vedr. søknad om leie

VEDTAK: referatene tatt til orientering.

14/06: Forhandlinger om forlengelse av leieavtalen for Peter Pan-hallen

VEDTAK. Ståle Baksetersveen og Jan Åge Paulsen forhandler med eierne. En nærmere bestemt sum ble satt som øvre tak for leien.

15/06: Stand i sentrum til sommeren

.VEDTAK: Det er ønskelig å delta med stand til sommeren. Søknad med ønsket dato sendes når Petanqueforbundets terminliste foreligger.

16/06: Beramme neste møte

VEDTAK:

Neste møte berammes til onsdag 22. mars 2006

Jan Åge Paulsen

referent

REFERAT FRA STYREMØTE ONSDAG DEN 8. FEBRUAR 2006

KL. 19.30 I PLATÅVEIEN 21

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Hans Erik Røneid Hansen,

Bjørn Johansen og Mona Sundet

Saksliste:

04/06 Referater

a. Referat fra styremøte den 14.12.05.

b. Leiekontrakt med Holmestrand Sardine Co. A/S gjennomgått.

c. Brev vedrørende leie av bane på Nedre Gausen Kompetansesenter

for sesongen 2006, søknad er sendt.

d. Referat fra møte i hallstyret den 03.01.06 gjennomgått.

05/06 Økonomi

Hans Erik redegjorde for økonomien pr. d.d.. Halleien til Holmestrand Sardine Co. A/S har en inndekning på nær 100% med sesongkort, kiosk og gjestespill.

Banken viser kr. 32.000,-, vi har ingen utestående fordringer pr. d.d.

Redegjørelsen tatt til etterretning.

06/06 Klubbens nasjonale stevner

Vi skal arragere Festivalturnering den 10. juni 2006, den er lisensfri og dobbel, skal spilles som vanlig puljespill.

Gausengrisen spilles 14 dager etter NM, vi har fortsatt ikke fått vite dato på dette, men mest sansynlig er NM midt i august. Gausengrisen er lisensiert og dobbel.

07/06 Vinterturneringen

Vinterserien spilles over alle tirsdager til og med den 18.04.06.

Loddsalg på tirsdagene under vinderserien, loddsalg tas hver 3-4 uke og da blir det salg av vafler i kiosken, Mona ordner med dette.

Premiering av vinterseriern:

De 3 første plassene får diplom i tillegg får 1. plass gavekort på kr, 500,-,

2. plass gavekort på kr. 300,- og 3.plass gavekort på kr. 150,-.

Jan Åge Paulsen ordner med gavekort og diplom:

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

08/06 Kiosken i hallen

Styret ønsker å oppnevne en innkjøps/kioskansvarlig i hallen. Harald Tronrud er forespurt og har sagt ja til oppgaven.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

09/06 Stryking av medlemmer

Styret sender ut brev til de medlemmene som ikke har betalt for 2004 og 2005 med en forespørsel om de fortsatt skal være medlemmer eller ikke, de vil med brevet få en bankgiro som de eventuelt kan innbetale medlemskontingenten hvis de fortsatt ønsker å stå som medlem, hvis ikke vil de bli strøket av medlemsregisteret.

VEDTAK;

Enstemmig vedtatt.

10/06 Medlemsoversikt

Styret ønsket å få en komplett liste over medlemmene med fødseldato, adresse og eventuelle mailadresser. Hans Erik skriver ut en liste hvor medlemmene kan fylle ut de opplysningene som mangler. Listen blir hengt opp i hallen, på denne måten når vi mange, de vi ikke når må vi se om vi kan tilskrive med brev senere.

VEDTAK:

Enstemmig vedtatt.

11/06 Forbundstinget 2006

Forbundstinget avholdes på Nedre Gausen Kompetansesenter den 18.februar 2006. Delegatene som representerer HPK er Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Hans-Erik Røneid Hansen, Bjørn Johansen, Harald Tronrud og Mona Sundet.

Harald Tronrud koker kaffe, samt at våre delegater møter opp kl. 10.00 og hjelper til med eventuell klargjøring av bord og stoler.

Papirene til forbundstinget hadde kommet den 08.02.06 slik at styret gikk igjennom dem i møte, Ståle fikk i oppdrag og se på VM-kval uttaket som var forandret fra tidligere og var satt opp som egen sak.

VEDTAK:

Tatt til etterretning.

12/06 Beramme neste møte

Vi tar sikte på et nytt styremøte i midten av mars,, hvor vi må begynne å se på eventuelle nye forhandlinger om videre leie av hall til neste vinter.

Møtet avsluttet kl. 21.00

Mona Sundet

sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE ONSDAG DEN 14. DESEMBER 2005

KL. 19.30. I HALLEN PÅ PETER PAN.

TILSTEDE: Jan Åge Paulsen, Ståle Baksetersveen, Hans Erik Rønneid

Hansen, Bjørn Johansen og Mona Sundet.

Saksliste:

01/06 Referater

a. Referat fra forrige møte.

b. Referat fra generalforsamlingen 2005.

c. Brev av 28.11.05 fra NPF med innkalling til Forbundstinget.

Mona melder på 5 representanter fra Hpk til forbundstinget som skal

avholdes i Holmestrand den 18. februar 2006.

02/06 Lokaler for innendørsspill

a. Gjennomgang av kontrakt. Kontrakten er ikke mottatt, slik at den må

gjennomgåes på neste møte

b. Oppnevning av hallstyre: Ståle Baksetersveen leder, Harald Tronrud

Bjørn Johansen og Tom Nilsen.

c. Dugnad, for å få hallen i stand har deler av hallstyret tatt ansvar og

dugnad er utført og vil bli fulgt opp av hallstyret til hallen er spilleklar.

d. Treningstider, styret ønsker at vi får til tirsdagsturneringer med 2 fulle

kamper og 10 kvelder, her spilles dobbel eller trippel etter hvor mange

som møter på disse kveldene. Vi ønsker å starte opp tirsdag uke 2

kl. 18.00.

Jan Åge former et brev om hallen og trening som sendes ut av sekretæren

før jul.

Treningstider ellers bør holdes til kveldene mellom kl. 18.00 og 21.00.

d. Betaling for spill i hallen. Styret vedtok at kr. 400,- skal betales for

sesongkort som da også innebefatter tirsdagskveldsspill, ellers skal det

betales kr. 30,- pr. kveld for de som ikke betaler sesongkort.

Hans Erik lager liste hvor det noteres ned når medlemmer er å spiller.

Styret ønsker at det skal selges kaffe og eventuelt vafler på kvelder hvor det er organisert spill.

e. Offisiell åpning av hallen blir tirsdag den 10. januar kl. 18.00,

Jan Åge innbyr eiere og pressen til åpningen.

03/06 Beramme neste møte.

Utsettes til ut i januar når vi vet nærmere saker på forbundstinget.

Møtet avsluttet kl. 20.00

Mona Sundet

sekretær

REFERAT FRA STYREMØTE MANDAG 7. NOVEMBER 2005

Tilstede: Jan Åge Paulsen, Hans Erik Rønneid Hansen, Bjørn Johansen, Ståle Baksetersveen og Aina Johansen.

76/05 Referater

Referat fra forrige møte
Takkekort fra fam Line
Brev fra Handelsforeningen om aktiviteter i sentrum.

77/05 Generalforsamlingen 2005

Gjennomgang av årsberetning, regnskap og budsjett
Forslag fra styret, andre forslag
Utsending av informasjon
Gjennomføringen

78/05 Julebord

79/05 Lokale for vinterspill

80/05 Forbundstinget i Holmestrand

81/05 Oppmerksomheter til medlemmer

Sak 76/05 Referater

På referatet fra forrige styremøte ble det en feil i saldo i bank. Det riktige tallet skal være 36.978,82. Tretallet var blitt borte.
Klubben har fått takkekort fra familien Line i forbindelse med at klubben kjøpte bårebukkett til han begravelse.
Klubben har fått en henvendelse fra Handelsforeningen om vi kunne tenke oss å ha noen aktiviteter i sentrum i forbindelse med langåpne butikker før jul. Styret er enige om at klubben ikke har noe å bidra med her.

Sak 77/05 Generalforsamlingen 2005

Styret gikk igjennom årsberetningen og det ble noen få redigeringer. Ellers var den grei. Hans Erik gikk igjennom regnskap og budsjett og alt så ok ut. Revisoren har godkjent regnskapet.
Styret legger inn forslag om å forandre vedtektene angående valg. Forslag er at leder sitter fortsatt 1 år, men de øvrige styremedlemmene velges for 2 år av gangen. Dette gjelder også varamedlem og revisor. Styret foreslår også at det skal være tre i valgkomiteen, og at valgkomiteen velger en leder. Neste forslag fra styret er at medlemmer som ikke har betalt de siste to årene strykes av medlemslisten. De skal da få ca to måneders varsel på dette. Neste forslag er at klubbens logo forandres til gult og sort.
Alle papirer til generalforsamlingen deles ut på årsmøtet slik vi har gjort tidligere. Det blir for dyrt å sende hele denne pakken i posten.
Styret pratet litt om gjennomføringen av møtet, og styret vil foreslå at Jan Åge velges som dirigent på møtet og at Mona anbefales som referent.

Sak 78/05 Julebord

Festkomiteen har alt under kontroll vedrørende julebordet.

Sak 79/05 Lokale for vinterspill

Vi har ennå ikke funnet noen lokaler for vinterspill, og styret er enige at vi lar saken bero inntil videre. De alternativene som har vært aktuelle har blitt for kostbare.

Sak 80/05 Forbundsting 2006

Holmestrand skal ha Forbundstinget neste år, og vi prøver å leie døveskolen også denne gangen. Styret ble også enige om at det kun blir kaffeservering. Alle i styret representerer klubben på tinget som er 18. februar 2006.

Sak 81/05 Oppmerksomheter til medlemmer

Klubben har sendt oppmerksomheter til jubileer, dødsfall med mer, og dette begynner etter hvert å bli en stor utgift. Styret diskuterte dette litt og kom frem til følgende:

Vedtak: Klubben sender en oppmerksomhet til jubilanter (min. 50 år), og ved dødsfall til de som er styremedlemmer, tidligere styremedlemmer, samt de som har gjort en spesiell innsats for klubben.

Aina Johansen

sekretær.

REFERAT FRA STYREMØTE MANDAG 17. OKTOBER 2005

Tilstede: Jan Åge Paulsen, Hans Erik Rønneid Hansen, Bjørn Johansen, Ståle Baksetersveen og Aina Johansen.

Saksliste:

68/05 Referater

69/05 Økonomi

70/05 Lokale for vinterspill

71/05 Vinterserien

72/05 Generalforsamlingen 2005

73/05 Julebord

74/05 Blomsterbedet på brygga

75/05 Beramme neste møte

Sak nr. 68/05 Referater

Referat fra forrige styremøtet godkjent.
Referat fra medlemsmøtet den 11.10.05 ble skrevet av Jan Åge, Refereatet ble godkjent.

Sak nr. 69/05 Økonomi

Pr. i dag har vi kr. 36.978,82 i banken og kr. 871,50 i kassa.

Sak nr. 70/05 Lokale for vinterspill.

Både Ståle og Hans Erik har vært i kontakt med mulige utleiere av lokaler for vinterspill, men ingen avtaler er gjort ennå. Felleskjøpet er ikke aktuell pga av sikkerhet. Det er brannvesenet som sier nei.

Mest sannsynlig får vi ikke til noen lokaler denne vinteren, men styret jobber videre med mulige lokaler. Dette blir en sak også på neste styremøte.

Sak nr. 71/05 Vinterserien.

Styret vedtok at Ståle blir oppmann i 1. divisjon og Jan Åge i 2. divisjon i vinterserien.

1.divisjon består av Roger Johansen, Ståle Baksetersveen, Francois Soto, Birger Hansen, Bjørn Arne Nordhagen, Tom Nilsen og Hans Erik Rønneid Hansen. Reserver blir Harald Tronrud, Frank G Hansen og Jan Åge Paulsen.

2. divisjon består av Harald Tronrud, Frank G Hansen, Jan Åge Paulsen, Terje Kalbakk, Arild Øynes, Kim Roger Johansen og Fred Olaf Korsgården.

Sak nr. 72/05 Generalforsamlingen 2005.

Utsendelse av innbydelser skal gjøres innen 3 uker før. Aina tar seg av dette.
Styret gikk litt igjennom regnskapet, men bestemte at dette blir ny sak på neste styremøte.
Forslag til budsjett. Dette ta vi opp som ny sak på neste styremøte.
Forslag fra styret. Styret snakket litt om vi skulle legge inn forslag om å øke kontingenten i år, men dette ble nedstemt i fjor, og vi bestemte at vi ikke gjør noe i år heller. Vi beholder kr. 100,- som kontingent en sesong til.

Styret vil legge inn forslag om endring av vedtektene. Revisor og varamedlem er valgt til et år av gangen, og styret vil legge inn forslag om to år.

Styret vedtok at de medlemmene som ikke har betalt de to siste årene strykes som medlemmer.

Årsberetningen er ikke skrevet ennå, og vi satser på at den er ferdig på neste styremøtet. Den vil bli gjennomgått da.

Sak nr. 73/05 Julebord.

Oppnevning av festkomité og ryddekomité er gjort. Festkomiteen består av Bjørn Johansen som er leder, Hilde Thorsen, Gro Soto, Mona Sundet, Aina Johansen og Catharina van Veltzen.

Ryddekomiteen består av Birger og Eva Hansen og Johan Olsen.

Innbydelse ble sendt sammen med innkalling til generalforsamlingen.

Sak nr. 74/05 Blomsterbedet på brygga.

Ansvarlige for blomsterbedet på brygga blir Bjørn Johansen, Reidar Klevan og Leiv Fretheim.

Sak nr, 75/05 Beramme neste møte

Neste styremøte blir mandag 7. november.

Aina Johansen

sekretær.

REFERAT FRA STYREMØTET 26. september 2005

Til stede. Ståle Baksetersveen, Hans-Erik Røneid-Hansen, Bjørn Johansen, Jan Åge Paulsen. .

Forfall: Aina Johansen og Bjørn A. Nordhagen..

27/05: Referater

a) Referat fra forrige styremøte

b) Henvendelse fra ØPC om klubbturnering

c) Lederen informerte om utarbeidelse av ”Fanny”

d) Takkekort fra Ståle Baksetersveen i forbindelse med blomsterhilsen til hans 50 årsdag

e) Ståle B. informerte om tilbud om sponsing fra Tess i Drammen.

60/05: Økonomi

Kassereren informerte. Pr. i dag er beholdningen kr. 40.050,- i bank og kr 770,- i kasse. Forventede utgifter er kr. 12.900,-.

61/05: Lokale for vinterspill

Vedtak: Lederen undersøker flere muligheter for lokalleie. Det annonseres i Jarlsberg. Saken legges fram på førstkommende medlemsmøte, og det arbeides videre med den hvis medlemmene er interesserte.

62/05: Regler for vandrepremie i Klubbmesterskapet, singel

Vedtak: Vandrepremien tilfaller til odel og eie den som først vinner klubbmesterskapet to ganger, regnet fra 2005.

63/05: Medlemsmøte

Vedtak: Møtet holdes 11/10 kl. 18.30 på Nedre Gausen Kompetansesenter. Saker som taes opp: Lokale for innendørsspill i vinter, vinterserie, årsmøte og julebord og eventuelle andre saker.

64/05: Årsmøte/julebord

Datoen er fastsatt til 18/11 i grendehuset på Dunkebekk. .

Vedtak: Bjørn Johansen er formann i Festkomiteen. Arne Olsen foreslås som medlem og dessuten bør det være med 2-3 damer i komiteen. Disse oppnevnes på medlemsmøtet. Gjennomføringen av årsmøtet drøftes i neste styremøte.

65/05: Varebeholdningen på Nedre Gausen Kompetansesenter

Vedtak: Det tas stilling til hva som skal gjøres med restbeholdningen senere.

66/05: Vinterserien 2005

Vedtak: Det meldes på ett lag i 1. divisjon og ett lag i 2. divisjon. Forutsetningen er at begge lag får spille sine hjemmekamper i Holmestrand hvis vi greier å skaffe lokale.

Satser for spillernes egenandel ved reise fastsattes slik:

1. div. til Oslo, 3 i hver bil: Passasjerene betaler hver kr. 100,- til bileieren.

2. div. til Vestby, 4 i bilen: Passasjerene betaler hver kr. 125,- til bileieren.

67/05: Beramme neste møte

Vedtak: Neste møte holdes 17/10 kl. 18.30.

Jan Åge, referent

REFERAT FRA STYREMØTE MANDAG 15. AUGUST 2005

Tilstede: Bjørn Johansen, Ståle Baksetersveen, Hans Erik Rønneid Hansen, Jan Åge Paulsen og Aina Johansen.

Saker:

51/05 Referat

52/05 Økonomi

53/05 Gausengrisen

54/05 Lokale for vintertrening

55/05 Holmestrandscupen 2005, rankingliste

56/05 Forandring av logo

57/05 Bestilling og salg av klubbeffekter

58/05 Beramme neste møte

Sak 51/05 Referat

Referat fra forrige møte godkjent.

Sak 52/05 Økonomi

Vi har pr i dag kr. 4.470,- i kassa og kr. 29.366,- i banken. På stand vi hadde på brygga 9. juli ble det et overskudd på ca. kr. 5.700,-.

Sak 53/05 Gausengrisen

Markedsføring; Terje har laget en innbydelse som er sendt til alle klubbene i landet. Denne er også lagt ut på nettet.

Vegard er spurt om han kan være turneringsleder, det har han sagt ja til, men Steinar må ta første økta da Vegard kommer litt etter turneringen har begynt.

Reidar har sagt ja til å være i sekretariatet, og det er mulig Jan Øyvind også stiller opp her. Bjørn er banemester.

Problemet er kiosken og det vil bli luftet på tirsdag om noen kunne tenke seg denne oppgaven.

Premien blir kr. 600,- til første, kr. 400,- til andre og kr. 200,- til tredje plass. Aina prøver å få tak i keramikkgriser og lignende som også kan være en del av premiene.

Sak 54/05 Lokale for vintertrening

Buketten vil mest sannsynlig være solgt om et par uker, og når de nye eierne er offentlige vil muligheten for fortsatt leie undersøkes. Foreløpig er kjøperne anonyme.

Sak 55/05 Holmestrandscupen 2005, rankinglista

Det har kommet spørsmål til styret om rankinglista bare skal gjelde medlemmer eller alle som spiller på tirsdager. Det er noen fra andre klubber som er innom, og det er flere fra Holmestrand som er med som ikke er medlemmer.

Vedtak: Styret vedok at dette gjelder alle som er med og spiller på tirsdagskveldene uansett om de er medlemmer eller ikke.

Sak 56/05 Forandring av logo

Styret er enige om at vi bruker den nye logoen som er på de nye jakkene. Når det gjelder fargevalg vil styret tenke igjennom dette til neste styremøte.

Sak 57/05 Bestilling og salg av klubbeffekter

Vedtak:

Når effekter blir laget skal dette heretter gå igjennom styret, da dette bør være en styre sak.

Sak 58/05 Beramme neste møte.

Styret var enige om at det var behov for et styremøte før klubbmesterskapet. Neste styremøte blir derfor etter klubbkvelden tirsdag den 6. september.

Aina kan ikke møte til dette styremøte.

REFERAT FRA STYREMØTE MANDAG 4. JULI 2005.

Tilstede: Jan Åge Paulsen, Bjørn Arne Nordhagen, Hans Erik Rønneid, Bjørn Johansen, Ståle Baksetersveen og Aina Johansen.

Arne Olsen deltok på sak nr. 45/05

Saker:

44/05 Referater

45/05 Stand i sentrum 9. juli `05.

46/05 Økonomi

47/05 Søknad fra Kim Roger og Roger Johansen om tilskudd i forbindelse med deltagelse i Norsdsjøturneringen.

48/05 Jubileumsgave til medlemmene

49/05 Gausengrisen

50/50 Beramme neste møte

Sak nr. 44/05 Referater

Referatet fra siste styremøte ble godkjent.

Sak nr. 45/05 Stand i sentrum 9. juli

Arne har ansvaret for dette opplegget, og han fortalte litt om planene han hadde rundt dette. Han sa at han ikke var helt i mål, men det meste var i boks. Han har mange som stiller som medhjelpere denne dagen.

Sak nr. 46/05 Økonomi

Styret gikk igjennom budsjettet pr. 30. juni.

Status pr. 30.juni; innestående i banken kr. 26.546,- og i kasse kr. 2.946,-.

Det er nå 62 medlemmer som har betalt kontingent.

Sak nr. 47/05 Søknad fra Kim Roger og Roger i forbindelse med deltagelse på Nordsjø.

Aina og Bjørn erklærte seg inhabile i denne saken og forlot møtet.

Styret ble enige om følgende vedtak:

Vedtak: Styret støtter Kim Roger med kr. 2.000,- og Roger med kr. 1.000,-.

Sak nr. 48/05 Jubileumsgave til medlemmene

Jan Åge har et forslag om å kjøpe en liten jubileumsgave til alle medlemmene i forbindelse med klubbens 5 års jubileum i september.

Han har vært i kontakt med Våleveien produkter og kan få kjøpt drikkeflasker i aluminium med logo til kr. 70,- pr. stk.

Forslaget er kommet for å gi "vanlige" medlemmer noe igjen. Dersom klubben kjøper 70 stk. blir dette en kostnad på kr. 4.900,- og det har klubben penger til.

Forslaget ble vedtatt.

Sak nr. 49/05 Gausengrisen

Vi må prøve å organisere denne turneringen slik at det ikke blir stressende for enkelte medlemmer. Det er som regel de vanlige som stiller opp og hjelper til. Mange medlemmer er sløve.

Styret foreslår Vegar som turneringsleder. Jan Åge tar kontakt med han og spør.

Styret tenker litt på forslag til hjelp.

Vi tenker også litt på eventuelle premier, men Aina tar ansvaret for å prøve få tak i noen "griser" av et eller annen<t slag.

Jan Åge spør Terje om han kan ta ansvaret for å sende brev om turneringen til alle klubbene.

Sak nr., 50/05 Beramme neste møte

Neste styremøte blir 15. august `05.

Aina Johansen

referent

REFERAT FRA STYREMØTE MANDAG 23. MAI 2005.

Tilstede: Bjørn, Ståle, Hans Erik, Jan Åge, Roger og Aina.

Saker:

37/05 Referater

38/05 Økonomi

39/05 Landslagskvalifisering

40/05 Festivalturnering

41/05 Dagspill på Kjærsenteret

42/05 Stand på brygga 9. juli `05.

43/05 Beramme neste møte

Sak nr. 37/05 Referater

Feil i forrige referat; Ståle var ikke med på dette styremøte slik det står i referatet.
E post fra Roger Johansen, der det var to saker.

Roger lurer på om HPK skal la sine to juniorer delta i Norsjø i Cardiff i år. Dette spørsmålet vil bli tatt opp i et senere styremøte.
Spørsmål fra Roger om vi skal invitere TV Vestfold til Landslagskvalifiseringen. Roger har tatt kontakt med de, men dersom de skulle kommet måtte de ha lengre varsel.

Roger informerte litt rundt landslagskvalifiseringen på lørdag og søndag, og det virket som det meste var i boks. Han og resten hadde alt under kontroll. Det blir 16 lag som skal delta. Rema 1000 vil sponse 5 liter vaffelrøre, og Roger har bestilt lapskaus på Brygga Kafè. Etter mange forespørsler om overnatting, blir det mulighet for dette på Nedre Gausen.
Turnering for ansatte på Nedre Gausen. Jan Åge informerte litt om denne turneringen, som var meget vellykket. Det var 30 deltagere og 8 fra klubben som stilte opp. Klubben har fått positiv tilbakemelding på dette arrangementet.

Sak nr. 38/05 Økonomi

Hans Erik gikk som vanlig litt igjennom økonomien til klubben. Pr. i dag har vi kr. 20.210,- på konto og i kassa. Styret ble enige om at vi gikk igjennom budsjettet på neste styremøte.

Sak nr. 39/05 Landslagskvalifisering

Forslag om at klubben dekker startkontigent på i alt 1kr. 1.800,- for HPK`s deltakere.

Vedtak: Klubben dekker kontingent for HPK`s deltakere på denne turneringen.

Sak nr. 40/05 Festivalturnering.

Klubben betaler også startkontigenten for klubbens deltagere her. Reidar blir spurt om han kan ta seg av innbetalingen av startkontigenten.

Turneringsleder er Ståle, og han skaffer "hjelpere" til kiosk, sekretariat osc.

Premiene blir kr. 600 for 1.plass, kr. 400,- for 2. plass og kr. 200,- for 3. plass. Til sammen utgifter på kr. 1.200,-.

Sak nr. 41/05 Dagspill på Kjærsenteret

Vedtak: Det blir spill på Kjærsenteret hver torsdag formiddag. Jan Åge har laget en liste over ansvarlige de forskjellige dager.

Sak nr. 42/05 Stand på brygga lørdag 9. juli.

Arne har sagt seg villig til å ta på seg ansvaret denne dagen. Følgende har foreløpig meldt seg til å delta: Roger, Francois, Catharina, Bjørn Arne og Øyvind.

Sak nr. 42/05 Beramme neste møte

Neste styremøte blir mandag 4. juli kl. 19.00. Det ble ikke bestemt hvor møte skulle være, så det kommer vi tilbake til i innkallelsen.

Aina Johansen

sekretær

REFERAT FRA STYREMØTET 7. april 2005

Til stede. Ståle Baksetersveen, Hans-Erik Røneid-Hansen, Bjørn Johansen, Jan Åge Paulsen og Bjørn A. Nordhagen (kom under behandlingen av sak 34/05).

Forfall: Aina Johansen.

27/05: Referater

a) Referat fra forrige styremøte

b) Brev til Nedre Gausen Kompetansesenter om leie til Landslagskvalifisering

28/05: Damelag og juniorlag

Vedtak: Damelag og juniorlag som ønsker å delta i turneringer, får tillatelse til å spille sammen på våre spillekvelder.

29/05: Spillekveldene sesongen 2005

Se eget ark med forslag til regler med mer.

Vedtak: Forslagene på vedlagte ark vedtas.

30/05: Klubbmesterskapet 2005

Vedtak: Klubbmesterskapet arrangeres 10/9 (singel) og 11/9 (doble).

31/05: Landslagskvalifisering i Holmestrand 28. og 29. mai

Vedtak: Følgende står ansvarlig for forberedelser og avvikling: Roger (leder), Bjørn, Ståle, Hans-Erik og Jan Åge.

32/05: Rydding av Holmestrand Petanquehall

Vedtak: Ansvarlige: Hallstyret (Ståle, leder, Birger, Roger og Bjørn.)

33/05: Økonomi

Kassereren informerte. Det er 1.300 kr utstående i kontingenter. Beholdning i bank er på kr. 23.070, 55 og kr. 550, 50 i kassa. Totale utgifter til petanquehallen har vært på kr. 14.798,-. Driften har pr. dato gitt et underskudd på kr. 4.750,-. Kiosksalg og inneturneringen har gitt et netto overskudd på kr. 5.700,-.

34/05: Startkontingent ved stevner

Vedtak: Klubben betaler startkontingent for våre deltakere i Festivalturneringen, Gausengrisen og Norgesmesterskapet.

35/05: Informasjonskveld for Holmestrand Rotary

Vedtak: Ansvarlige: Jan Åge og Bjørn. (Medlemmer som kan demonstrere spillet).

36/05: Beramme neste møte

Vedtak: Utsettes til senere.