Referat generalforsamling

Referat fra generalforsamlinger

Referat/protokoll fra årsmøte for HPK avholdt på Botne eldresenter

17 februar 2010, kl 19:00.

17 personer tilstede.

Formann åpnet møtet med å ønske alle velkommen. Det ble holdt ett minutts stillhet til minne for de to avdøde medlemmene i klubben, Henry Holthe og Anton Thorsen.

Dagsorden:

1. Godkjenne de stemmeberettigede.

Godkjent

2. Godkjenne innkallingen, saksliste og forretningsorden.

Godkjent

3. Velge dirigent(er), sekretær(er)(12), samt 2 representanter til å underskrive protokollen.

Jan Åge Paulsen/dirigent.

Jon Egil Stavik/sekretær.

Johnny Skjørberg og Birger Hansen signérer protokollen fra årsmøte.

4. Behandle idrettslagets årsmelding, herunder eventuelle gruppeårsmeldinger.

Godkjent. Opplest av Ståle Baksetersveen.

5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand. (13)

Godkjent. Revisjonsrapport opplest av Hans Erik R Hansen.

6. Behandle innkomne forslag og saker, frist for innsending av forslag til årsmøtet er 03.02.10.

Innkomne forslag: Fem innkomne forslag fra Johnny Skjørberg.

Forslag nr 1: HPK stiller i vinterserien med det beste laget som første lag. De 8 beste fra sommercupen og norgesranking.

Styrets innstilling: De 8 beste i Norgesrankingen utgjør HPKs første lag i kommende vinterserie. Styret tar ut laget.

Avstemmingsresultat: åtte mot styrets forslag, ni for Johnny Skjørbergs forslag.

Forslag nr 2: To tirsdager før NM får vi spille med de makkere vi skal spille med i NM. Trippel én tirsdag og dobbel den andre. Disse behøver ikke gjelde i sommercupen.

Styrets innstilling: Styret anbefaler ikke forslaget. I stedet arrangeres det to treningsturneringer på to torsdager før NM for våre NM lag.

Avstemmingsresultat: Fjorten mot Johnny Skjørbergs forslag, tre for.

Forlsag nr 3: Klubbmesterskapene blir spilt på ukedager. Dette også før NM hvis det lar seg gjøre. Med så dårlig fremmøte må vel det være mulig.

Styrets innstilling: Styret slutter seg til forslaget. Vedtatt.

Forslag nr 4: Medlemskontigenten økes til kr 150,- pr. år. (se punkt nr 7 på dagsorden)

Forslag nr 5: Nye klubbdrakter. De vi har i dag har en elending kvalitet. Vedtatt. Det nye styret arbeider videre med saken.

Forslag fra styret: Vedr forsikring. Under forutsetning av at kontigenten økes til kr 150,- pr. år, tegnes det treningsforsikring for samtlige medlemmer i klubben.

Astemningsresultat: Vedtatt.

7. Fastsette medlemskontigent.

Ny medlemskontigent pålydende kr 150,- pr. år, kr. 75,- for medlemmer under 18 år.

Vedtatt.

8. Vedta idrettlagets budsjett.

Vedtatt

9. Behandle idrettslagets organisasjonsplan.

Styrets forslag til organisasjonsplan:

Hallstyre: Det velges 3 medlemmer som har ansvaret for drift og vedlikehold av hallen.

Kiosk- og festkomité: Det velges 5 medlemmer som har ansvaret for forberedelser og gjennomføring av kioskdrift under alle klubbens turneringer, julebord og andre medlemsarrangementer

Turneringskomité: Det velges 3 personer som har ansvaret for forberedelser og gjennomføring av alle klubbens turneringer.

Alle tre av komitéene avgir rapport til styret.

Vedtatt

10. Foreta følgende valg:

a) Leder og nesteleder. Valgkomitéens forslag vedtatt. Jan Åge Paulsen/leder, Bjørn Arne Nordhagen/nestleder.

b) 5 styremedlemmer. Valgkomitéens forlslag vedtatt. Silje Hansen/sekretær, Sten Harald Rønning/kasserer, Johnny Skjørberg/styremedlem, Jon Egil Stavik/styremedlem, Eva Hansen/styremedlem, Jan Øivind Lønn/vararepr.

c) Øvrige valg i henhold til årsmøtets vedtatte organisasjonsplan, jfr. §12 Hallstyre, Kiosk- og festkomité og Turneringskomité (se forøvrig pkt nr 9 på dagsorden). Det nye styret arbeider videre med hvem som skal representere de enkelte utvalgene.

d) 2 revisorer. Valgkomitéens forslag vedtatt. Jan Siren, Hans Erik Dahl.

e) Representant(er) til Ting, og møter i de organisasjoner idrettslaget er tilsuttet. Ikke valgt.

f) Valgkomité med leder, 2 medlemmer og 1 varamedlem: Birger Hansen/leder, Harald Tronrud/repr, Hilde Thorsen/repr, Kjell R Karlsen/vararepr.

_____________________ ____________________

Birger Hansen Johnny Skjørberg

REFERAT ÅRSMØTET FOR 2008 HOLMESTRAND PETANQUE KLUBB AVHOLDT DEN 25. FEBRUAR 2009 PÅ HOLMESTRAND RÅDHUS.

Alle fremmøtte ble ønsket velkommen av leder Jan Åge Paulsen.

1. GODKJENNING AV FREMMØTTE REPRESENTANTER.

Tilstede på årsmøetet var 18 stemmeberettigede.

Vedtak: Alle 18 fremmøtte godkjent.

2.GODKJENNE INNKALLING, SAKSLISTE OG

FORRETNINGSORDEN.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

3.VELGE DIRIGENT, SEKRETÆR OG 2 REPRESENTANTER TIL

Å UNDERTEGNE PROTOKOLLEN.

Forslag på Dirigent: Jan Åge Paulsen

Sekretær: Mona Sundet

Underskrift av protokollen Reidar Klevan og Jon Egil Stavik.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

4.BEHANDLE STYRETS ÅRSBERETNING FOR GODKJENNING.

Sekretær Mona Sundet leste opp styrets årsberetning.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

5.BEHANDLE REVIDERT REGNSKAP.

Kasserer Hans Erik Røneid Hansen gjennomgikk regnskapet. revisjonssberetning 2008 ble lest opp, revisor anbefalte

årsmøtet å godkjenne regnskapet.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

6.BEHANDLE INNKOMNE SAKER OG FORSLAG FOR

GODKJENNING.

Det var ingen saker til behandling.

7.FASTSETTE KLUBBKONTINGENT FOR DET KOMMENDE ÅRET.

Styret ønsker å ha klubbkontingenten uforandret kr. 100,- pr.

Medlem pr. år.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

8.VEDTA IDRETTSLAGET BUDSJETT FOR 2009.

Kasserer gjennomgikk forslag til budsjett for 2009.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

9.BEHANDLE IDRETTSLAGETS ORGANISASJONSPLAN.

Organisasjonsplan for 2009

Styret foreslår følgende organisasjonsplan for årsmøtet:

Styret oppnevner medlemmer i fire underutvalg som hvert består av

3 medlemmer.

Hallstyre som har ansvaret for drift av hallen, inkludert kiosk, innkjøp og utleie.

Arrangementsutvalg som har ansvaret for forberedelser og gjennomføring av kioskdrift under alle klubbens turneringer, julebord og andre medlemsarrangementer.

Turneringsutvalg som har ansvaret for forberedelser og gjennomføring av alle

klubbens turneringer, inkludert markedsføring, innbydelser og spilleform.

Redaksjonsutvalg som har ansvaret for klubbens nettside. Dette utvalget består av redaktør og to medlemmer.

Alle de fire utvalgene avgir årsrapport til styret.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

10.VALG TIL STYRET I HOLMESTRAND PETANQUE KLUBB 2009.

Leder: forslag Jan Åge Paulsen

Nestleder: Ståle Bakstersveen,

Sekretær: Mona Sundet

Kasserer: Hans Erik Røneid Hansen

. Styremedlem: Bjørn Johansen

Styremedlem: Eva Hansen

Styremedlem: Bjørn Arne Nordhagen.

Varamedlem: Jan Øivind Lønn.

Revisor: Hans Erik Dahl

Jan Siren

Valgkomitee: Roger Johansen

Birger O. Hansen

Sissel Skjørberg

Varamedlem: Jon Egil Stavik

Vedtak: Enstemmig godkjent.

ÅRSMØtET AVSLUTTET KL. 19.45

Reidar Klevan Jon Egil Stavik

Referat/protokoll fra Årsmøte i HPK avholdt i Peter Pan hallen 27/2-08 kl 19:00

Leder åpnet møte med ett minutts stillhet for nylig avdøde klubbmedlem Kari Nordli.

Godkjenning av stemmeberettigede. Det var 14 stk til stede.

Innkallingen, sakslisten og forretningsorden ble godkjent.

Jan Åge Paulsen valgt som leder og dirigent, Jon Egil Stavik valgt som sekretær, Johnny Skjørberg og Bjørn Arne Nordhagen valgt til å underskrive protokollen.

Årsmeldingen ble godkjent.

Regnskapet ble opplest og godkjent.

Behandling av innkomne forslag. Ingen forslag var kommet inn.

HPK beholder medlemskontigenten som den er, kr 100,- pr medlem pr år for 2008.

Budsjettet ble opplest og godkjent.

Styret foreslo følgende organisasjonsplan: Styret oppnevner medlemmer i tre utvalg som hvert består av tre medlemmer, nemlig: Hallstyret, som har ansvaret for drift av hallen, inkl. kiosk, innkjøp og utleie. Arrangementsutvalg, som har ansvaret for forberedelser og gjennomføring av kioskdrift under alle klubbens turneringer, julebord og andre medlemsarrangementer. Turneringsutvalg, som har ansvaret for forberedelser og gjennomføring av alle klubbens turneringer, inkl. markedsføring, innbydelser og spilleform. Alle de tre utvalgene avgir årsrapport til styret (årsmøte). Forslaget ble enstemmig vedtatt.

Valg: Leder Jan Åge Paulsen, nestleder Ståle Baksetersveen, styremedlem Bjørn Johansen, styremedlem Francois Soto, styremedlem Gro Soto, sekretær Mona Sundet, kasserer Hans Erik Røneid-Hansen, varamedlem Bjørn Arne Nordhagen, revisor Hans Erik Dahl, revisor Jan Sirén.

Valgkomité: Leder Roger Johansen, Birger og Eva Hansen, vara Jan Øyvind Lønn.

Repr. til Tinget i Vestfold Idrettskrets: Jan Åge Paulsen, vara Ståle Baksetersveen.

Repr. Til Holmestrand Idrettsråd: Jan Åge Paulsen, vara Ståle Baksetersveen.

Jon Egil Stavik, sekretær

(sign.)

PROTOKOLL FRA GENERALFORSAMLING FOR HOLMESTRAND PETANQUE KLUBB DEN 23.NOVEMBER 2007 avholdt på Ødegårdbua.

Generalforsamlingen åpnet kl. 18.30 av leder Jan Åge Paulsen som ønsket velkommen.

1)GODKJENNING AV FREMMØTTE REPRESENTANTER.

Tilstede på generalforsamlingen var 24 stemmeberettigede.

Vedtak: Alle 24 fremmøtte godkjent.

2)GODKJENNE INNKALLING, SAKSLISTE OG FORRETNINGSORDEN.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

3)VELGE DIRIGENT, SEKRETÆR OG 2 REPRESENTANTER TIL Å UNDERTEGNE PROTOKOLLEN.

Forslag på Dirigent: Jan Åge Paulsen

Sekretær: Mona Sundet

Underskrift av protokollen Gro Soto og Johnny Skjørberg

Vedtak: Enstemmig godkjent.

4)BEHANDLE STYRETS ÅRSBERETNING FOR GODKJENNING.

Sekretær Mona Sundet leste opp styrets årsberetning.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

5)BEHANDLE REVIDERT REGNSKAP.

Revisors revisjonssberetning 2006-2007 ble lest opp, revisor anbefalte

generalforsamlingen å godkjenne regnskapet.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

6)BEHANDLE INNKOMNE SAKER OG FORSLAG FOR GODKJENNING.

a) Bruk av godkjente kuler i HPKs turneringer.

Forslag fra styret :

1. I alle HPKs turneringer kreves det at deltagerne benytter kuler som er godkjent i henhold til internatsjonale petanqueregler.

2. Ny medlemmer kan få dispensasjon på inntil to måneder fra første gang de har deltatt i en turnering.

3. Pkt. 1 og 2 trer i kraft fra 1. mai 2008.

4. Styret forsøker å skaffe til veie godkjente kuler til utlån for de som har dispensasjon.

Vedtak: Estemmig vedtatt.

b) Opptak i Norges Fleridrettsforbund.

Forslag fra styret:

Generalforsamlingen vedtar å søke opptak i FIF og NIF. Medlemskapet

skal effektueres fra 1. januar 2008.

Vedtak: Enstemmig vedtatt.

c) Vedta ny lov for Holmestrand Petanqueklubb.

Forslag fra styret:

Generalforsamlingen vedtar forslaget til lovendring. Endringene skal

gjelde fra 1. januar 2008, eventuelt fra det tidspunktet da Holmestrand

Petanqueklubb er formelt akseptert som medlem av FIFog NIF. Styret

Får fullmakt til å foreta eventuelle redaksjonelle endringer i loven

dersom dette skulle bli nødvendig.

Vedtak: Enstemmig vedtatt.

7)FASTSETTE KLUBBKONTINGENT FOR DET KOMMENDE ÅRET.

Styret ønsker å ha klubbkontingenten uforandret.

Forslag fra Generalforsamlingen om å utsette fastsettelse av klubbkontigent til Årsmøtet som skal avholdes i februar.

Vedtak: Forslaget fra Generalforsamlingen enstemmig vedtatt.

8)BEHANDLE BUDSJETT.

Kasserer gjennomgikk forslag til budsjett for 2007-2008.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

9)VELGE TILLITSVALGTE.

Forslag fra valgkomiteen.

Leder: forslag Jan Åge Paulsen velges fram til årsmøtet i februar 2008.

Nestleder: Ståle Bakstersveen, ikke på valg.

Sekretær: forslag Mona Sundet velges frem til årsmøtet i februar 2008.

Kasserer: Hans Erik Røneid Hansen velges frem til årsmøtet i februar 2008.

Styremedlem: forslag Bjørn Johansen velges frem til årsmøtet i februar 2008.

Varamedlem: forslag Bjørn Arne Nordhagen velges frem til årsmøtet i februar 2008

Vedtak: Enstemmig godkjent.

VELGE VALGKOMITEE PÅ 3 PERSONER FOR 1 ÅR.

Forslag: Birger O. Hansen, Roger Johansen og Marit Joakimsen.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

Arne Robert Olsen ble på generalforsamlingen 2007 utnevnt til æresmedlem i Holmestrand Petanqueklubb.

GENERALFORSAMLINGEN AVSLUTTET KL. 19.30

Johnny Skjørberg Gro Soto

REFERAT FRA GENERALFORSAMLING FOR HOLMESTRAND PETANQUE KLUBB DEN 17.NOVEMBER 2006 avholdt på Dunkebekk grendehus.

Generalforsamlingen åpnet kl. 18.30 av leder Jan Åge Paulsen som ønsket velkommen.

A) GODKJENNING AV FREMMØTTE REPRESENTANTER.

Tilstede på generalforsamlingen var 20 stemmeberettigede.

Vedtak: Alle 20 fremmøtte godkjent.

B) GODKJENNE INNKALLING, SAKSLISTE OG

FORRETNINGSORDEN.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

C) VELGE DIRIGENT, SEKRETÆR OG 2 REPRESENTANTER TIL

Å UNDERTEGNE PROTOKOLLEN.

Forslag på Dirigent: Jan Åge Paulsen

Sekretær: Mona Sundet

Underskrift av protokollen Hans Olav Sundet og Ståle Baksetersveen.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

D) BEHANDLE STYRETS ÅRSBERETNING FOR GODKJENNING.

Sekretær Mona Sundet leste opp styrets årsberetning.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

E) BEHANDLE REVIDERT REGNSKAP.

Revisors revisjonsberetning 2005-2006 ble lest opp, revisor anbefalte

generalforsamlingen å godkjenne regnskapet.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

F) BEHANDLE INNKOMNE SAKER OG FORSLAG FOR

GODKJENNING.

Det var ingen saker til behandling.

G) FASTSETTE KLUBBKONTINGENT FOR DET KOMMENDE ÅRET.

Styret ønsker å ha klubbkontingenten uforandret.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

H) BEHANDLE BUDSJETT.

Kasserer gjennomgikk forslag til budsjett for 2006-2007.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

I) VELGE TILLITSVALGTE.

Forslag fra valgkomiteen.

Leder: forslag Jan Åge Paulsen velges for 1 år.

Nestleder: Ståle Bakstersveen, velges for 2 år

Sekretær: forslag Mona Sundet ikke på valg.

    Kasserer: Hans Erik Røneid Hansen velges for 2 år.

    Styremedlem: forslag Bjørn Johansen ikke på valg.

Varamedlem: forslag Bjørn Arne Nordhagen ikke på valg.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

J) VELGE REPRESENTANTER TIL NPF FORBUNDSTING.

Forslag fra styret på 5 representanter, dette avhenger av hvor

mange medlemmer klubben har i forhold til representanter som

er stemmeberettigede på forbundstinget.

Styret foreslår leder, nestleder, sekretær, kasserer og styremedlem i

tillegg utpeker styret representanter når vi vet hvor mange vi kan

stille med.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

K) VELGE VALG KOMITEE PÅ 3 PERSONER FOR 1 ÅR.

Forslag: Birger O. Hansen, Roger Johansen og Marit Joakimsen.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

Bjørn Johansen ble på generalforsamlingen 2006 utnevnt til æresmedlem i Holmestrand Petanqueklubb.

GENERALFORSAMLINGEN AVSLUTTET KL. 19.30

Hans Olav Sundet Ståle Baksetersveen

REFERAT FRA GENERALFORSAMLING FOR HOLMESTRAND PETANQUE KLUBB DEN 18.NOVEMBER 2005 avholdt på Dunkebekk grendehus.

Generalforsamlingen åpnet kl. 18.30 av leder Jan Åge Paulsen som ønsket velkommen.

A) GODKJENNING AV FREMMØTTE REPRESENTANTER.

Tilstede på generalforsamlingen var 25 stemmeberettigede.

Vedtak: Alle 25 fremmøtte godkjent.

B) GODKJENNE INNKALLING, SAKSLISTE OG

FORRETNINGSORDEN.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

C) VELGE DIRIGENT, SEKRETÆR OG 2 REPRESENTANTER TIL Å UNDERTEGNE PROTOKOLLEN.

Forslag på Dirigent: Jan Åge Paulsen

Sekretær: Mona Sundet

Underskrift av protokollen Hans Olav Sundet og Marit Joakimsen.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

D) BEHANDLE STYRETS ÅRSBERETNING FOR GODKJENNING.

Sekretær Aina Johansen leste opp styrets årsberetning.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

E) BEHANDLE REVIDERT REGNSKAP.

Revisors revisjonsberetning 2004-2005 ble lest opp, revisor anbefalte

generalforsamlingen å godkjenne regnskapet.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

F) BEHANDLE INNKOMNE SAKER OG FORSLAG FOR

GODKJENNING.

Det var 3 forslag som ble lagt frem for generalforsamlingen:

Nytt forslag på pkt. i) i vedtektene:

Velge tillitsvalgte

Leder

Nestleder det ene året

Kasserer det ene året

Sekretær det andre året

Styremedlem det andre året

Vara medlem det andre året

Revisor det andre året

Leder velges for ett år. De øvrige velges for to år.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

Nytt forslag på pkt. k) i vedtektene:

Velge valgkomité på 3 personer for ett år. Komiteen velger selv sin leder.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

Nytt forslag til avsnitt i § 12 i vedtektene:

Medlem som ikke har betalt kontingent for de to siste årene, strykes

automatisk som medlem, dog skal dette bekjentgjøres for vedkommende

senest to måneder før medlemskapet slettes.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

Forslag til nytt pkt. i vedtektene:

Klubbens farger skal være sort og gult. Disse fagene brukes på drakter

og annet utstyr, logoer med mer.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

G) FASTSETTE KLUBBKONTINGENT FOR DET KOMMENDE ÅRET.

Styret ønsker å ha klubbkontingenten uforandret.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

H) BEHANDLE BUDSJETT.

Kasserer gjennomgikk forslag til budsjett for 2005-2006.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

I) VELGE TILLITSVALGTE.

Forslag fra valgkomiteen.

Leder: forslag Jan Åge Paulsen velges for 1 år.

Nestleder ikke på valg.

Sekretær: forslag Mona Sundet velges for 2 år.

Kasserer ikke på valg.

Styremedlem: forslag Bjørn Johansen velges for 2 år.

Vara medlem: forslag Bjørn Arne Nordhagen velges for 2 år.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

J) VELGE REPRESENTANTER TIL NPF FORBUNDSTING.

Forslag fra styret på 5 representanter, dette avhenger av hvor

mange medlemmer klubben har i forhold til representanter som

er stemmeberettigede på forbundstinget.

Styret foreslår leder, nestleder, sekretær, kasserer og styremedlem i

tillegg utpeker styret representanter når vi vet hvor mange vi kan

stille med.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

K) VELGE VALG KOMITÉ PÅ 3 PERSONER FOR 1 ÅR.

Forslag: Birger O. Hansen, Roger Johansen og Marit Joakimsen.

Vedtak: Enstemmig godkjent.

GENERALFORSAMLINGEN AVSLUTTET KL. 19.30

Hans Olav Sundet Marit Joakimsen